Empresas prestadoras de serviço que desejam melhorar os resultados e entregar mais satisfação ao cliente, precisam aderir à tecnologia. E aqui não estamos falando de utilizar o WhatsApp para se comunicar ou saber o status de cada atendimento. Esse aplicativo pode facilitar um bate-papo, mas não é a solução ideal para entregar produtividade e performance. Para isso, o software de gestão de facilities é a resposta.
Ele é um grande aliado do gestor e dos colaboradores, já que torna as rotinas simples e apresenta dados relevantes. Por isso, na hora de escolher a sua solução, é necessário ponderar com calma o custo-benefício e as funcionalidades. Sejam aquelas gerais, como acompanhamento de rota, ou as mais específicas para o seu dia a dia, como uma integração com ERP.
Neste conteúdo, listamos 6 perguntas que você deve se fazer antes de escolher a ferramenta ideal para o seu negócio. Confira!
Conheça as 5 perguntas para se fazer antes de contratar um software de gestão de facilities
Se você está pesquisando por um software de gestão de facilities, provavelmente já entende os benefícios dele para a sua empresa. Dar adeus às ordens de serviço de papel, à desorganização, à demora na troca de informações e às falhas no processo são alguns deles.
Com essas vantagens em mente, é a hora de conferir alguns pontos-chave para tomar a decisão final sem medo. Acompanhe abaixo e conheça os principais!
1. O software de gestão de facilities vai otimizar a minha rotina?
Administrar uma empresa sem um software de gestão de facilities é como trabalhar de olhos vendados. Sabe por quê? Sem ele, não é possível acompanhar a rota, os serviços, o status do atendimento ou indicadores essenciais para o seu negócio. Sua equipe pode demorar muito tempo em uma visita, o trânsito pode causar atrasos e um problema do cliente pode não ser resolvido, por exemplo. E, talvez, você nem fique sabendo de tudo isso.
Afinal, controlar essas atividades sem a ajuda da tecnologia é praticamente impossível. Você já deve saber disso, não é mesmo? Quem não busca por sistemas acaba passando horas procurando informações sobre os atendimentos no WhatsApp. Sem contar que precisa utilizar planilhas complexas e confusas.
Esse tipo de gestão prejudica a produtividade e o controle do gestor, mas também a entrega para o cliente. Ou seja, os contratos são colocados em risco.
Por isso, a resposta para a pergunta é sim, o software vai otimizar a sua rotina. Seja com as ordens de serviços digitais, a visualização total dos processos ou o histórico dos clientes. A centralização de informações, acompanhamento de horas extras e a possibilidade de padronizar os atendimentos também auxiliam bastante nesse objetivo.
2. A ferramenta é segura?
Aqui, tudo depende da ferramenta que você escolher. Podemos falar apenas pelo ArenaGo, um sistema que reflete as necessidades reais do gestor de facilities. Com ele, você não precisará se preocupar com segurança! Isso porque todas as informações ficam salvas na nuvem, ou seja, em um servidor on-line. Assim, não se corre o risco de perder uma ordem de serviço ou de um computador estragar e todos os dados irem junto com ele.
Além disso, é importante prestar atenção na confiabilidade da comunicação entre o gestor e a equipe de campo. Quando essa conversa acontece por dentro de um sistema, com o acompanhamento em tempo real das demandas, fica mais difícil ocorrerem falhas. Isso porque todo o processo estará documentado de forma organizada e as tomadas de decisões podem ser baseadas em dados concretos.
3. Consigo acompanhar indicadores?
Sim! Um excelente software de gestão de facilities possui um dashboard com todos os indicadores que um gestor precisa para entender o desempenho da empresa. Você pode acompanhar o tempo de um atendimento, quantas visitas foram feitas e o número de ordens de serviço geradas.
Além disso, é possível visualizar a produtividade de cada colaborador. Entenda o total de problemas resolvidos por cada membro da equipe de campo e acompanhe a média de serviços realizados por hora ou dia.
Todos esses índices permitem que você tome decisões assertivas e baseadas na realidade do seu negócio. Assim, é possível expandir e manter seus clientes sempre satisfeitos.
4. Posso exportar dados para o excel?
Muitos gestores têm o hábito de exportar dados do software para o Excel e, dessa forma, fazer suas próprias análises. Mesmo que o sistema traga milhares de informações relevantes já prontas, você também terá essa funcionalidade disponível. Assim, fica mais fácil personalizar e acompanhar os dados especificamente da sua empresa.
5. A implantação do software de gestão de facilities é ágil?
Se você está procurando um software para agilizar a rotina dos colaboradores, ele não pode ter uma contratação e implantação burocráticas. Com a ferramenta do ArenaGo, essa é uma preocupação que não precisa existir.
Afinal, colocamos em prática nosso objetivo de otimizar a sua rotina, desde o primeiro contato. Toda a implantação acontece de forma rápida, mas sem deixar de lado as informações e treinamentos que seu time precisa. Só assim é possível aliar agilidade com eficiência na hora de utilizar o sistema.
Pronto! Você já sabe a resposta para as principais perguntas que surgem na hora de contratar um software de gestão de facilities. Mas, se ainda restar alguma dúvida, converse com os nossos especialistas.
Eles mostrarão como a ferramenta do ArenaGo vai ajudar a alavancar a sua companhia. Esperamos você!
