O papel do gestor de uma empresa de facilities é ter os olhos e ouvidos dentro do escritório, mas fora dele também. Afinal, é necessário acompanhar o desempenho dos colaboradores internos, porém, mais ainda, é indispensável realizar uma excelente gestão da equipe de campo. Você, que trabalha nessa área, já deve saber. Contudo, vale reforçar: entender o andamento das atividades, o status das ordens de serviço e ter boa comunicação, é essencial para o sucesso do negócio.
Por isso, neste conteúdo, separamos 5 dicas que ajudarão a facilitar a rotina do responsável por essa função. Mas, além disso, seguir essas recomendações pode gerar mais produtividade e eficácia na entrega dos serviços. Confira!
Conheça 5 passos para otimizar a gestão da equipe de campo
Os desafios de quem realiza a gestão da equipe de campo são inúmeros. Evitar ociosidade, sobrecarga, falhas na comunicação, atendimentos insatisfatórios e perdas de documentos são apenas algumas das responsabilidades. Porém, com as ferramentas corretas em mãos e com um bom planejamento, o cenário fica muito mais simples. Abaixo, abordaremos os passos para atingir esse resultado. Acompanhe!
1. Trabalhe lado a lado da tecnologia
É bem provável que você utilize a tecnologia no dia a dia. Redes sociais, aplicativos para pedir comida ou se locomover já são bem comuns. Essa adesão da população às inovações acontece porque elas realmente otimizam a forma tradicional em que costumávamos realizar uma tarefa.
Agora, mesmo tendo essa prática na vida pessoal, muitas pessoas ainda têm resistência a aderi-las no âmbito profissional. Quando falamos da gestão da equipe de campo, esse é um erro constante e com um resultado já esperado. Problemas de comunicação, demandas desorganizadas e falta de controle do gestor, por exemplo.
A resolução está em softwares que oferecem uma visibilidade completa dos atendimentos da empresa. Seja para otimizar rotas, gerar ordens de serviço digitais, acompanhar as visitas, ter uma conversa efetiva ou garantir a produtividade dos times.
2. Troque os papéis pelo digital
Não dá para usar a tecnologia a seu favor e continuar com todos aqueles formulários em papel, certo? As ordens de serviço que ainda não são digitais só diminuem a agilidade dos colaboradores e aumentam as chances de falhas. Afinal, o extravio e os erros humanos na hora de preencher são constantes.
Pelo contrário, quando se adere a um sistema que gera esses documentos automaticamente, a produtividade é um dos principais ganhos. Sem contar que as informações adicionadas são mais assertivas e ele ainda possibilita o acesso fácil de qualquer lugar que você estiver.
3. Planeje as demandas da sua equipe de campo
Desconhecer o tempo médio dos atendimentos, a previsibilidade das visitas e as habilidades do time é um problema sério na gestão da equipe de campo. Isso porque existem grandes chances de existirem colaboradores ociosos ou sobrecarregados. Assim como pessoas realizando tarefas que não são suas principais competências ou com muitas horas extras.
A solução para esse cenário é planejar as atividades considerando uma série de itens. As manutenções já calculadas para os clientes, o período que cada serviço precisa para ser feito com excelência e as rotas são alguns deles. Dessa forma, evita-se atrasos e diminuem-se as possibilidades de um time parado por falta de demanda.
Porém, já sabemos que fazer esse controle manualmente é quase impossível. O software para empresas de gestão de facilities, que já comentamos neste conteúdo, ajuda bastante. Isso porque ele permite o acompanhamento dos serviços, o controle do tempo de atendimento, apresenta uma previsão das tarefas e uma visualização total dos processos.
4. Garanta uma comunicação efetiva
Manter uma comunicação efetiva já é um desafio quando se trata de colaboradores que trabalham dentro da companhia. Agora, quando falamos da gestão da equipe de campo, essa dificuldade é ainda maior. Em resumo, por estarem longe do restante dos times, as informações podem acabar chegando equivocadas ou desatualizadas. E, mais do que gerar um estresse entre as pessoas, esses erros causam retrabalho e atrapalham a entrega ao cliente.
Por isso, encontrar maneiras de garantir que todos estejam olhando para dados iguais ao mesmo tempo é crucial. Garanta que uma atualização na agenda seja informada imediatamente ou que um colaborador livre receba alguma solicitação. Aqui, mais uma vez, o software é um aliado significativo.
5. Crie roteiros padronizados para atender os clientes
Imagine que seu funcionário chegue até o cliente com um passo a passo assertivo sobre o que deve verificar na hora de uma manutenção. Essa prática auxilia a vida do profissional que já tem de forma clara tudo que precisa verificar naquele serviço. E, ainda, facilita a finalização da demanda rapidamente. Por consequência, a solução tende a ser mais eficiente, já que diminui-se os riscos de esquecimento ou erros de quem está começando.
Nesses casos, é responsabilidade do gestor criar esse direcionamento, ouvindo os trabalhadores, já que são eles que realizam a função no dia a dia. Além disso, é interessante contar com sugestões de softwares que trazem roteiros prontos e personalizáveis.
E então, você já se sente mais preparado para realizar a gestão da equipe de campo? Esperamos que sim! Antes de terminar, temos uma dica: confira nosso conteúdo que explica por que o ArenaGo é a melhor opção de sistema para gerenciar seu time.
Temos certeza que essa ferramenta poderosa pode acelerar a organização e o crescimento do seu negócio. Confira!
