Sabemos que a gestão de facilities abrange diversos segmentos diferentes, como limpeza, segurança, refrigeração e manutenções preventivas em geral. Essa versatilidade é positiva para a demanda de trabalhos. Mas pode ser complicada quando falamos de organização de solicitações e do desempenho dos colaboradores. Afinal, a grande quantidade de atendimentos e a diversificação dos serviços, quando não controladas perfeitamente, podem causar confusão e retrabalho. Esse cenário pode atrapalhar os resultados e prejudicar o aumento da produtividade.
Pensando nisso, criamos este conteúdo. Nossa ideia é apresentar 5 dicas que ajudam a melhorar a performance dos funcionários e, consequentemente, os números do negócio. Confira abaixo!
Conheça 5 passos para obter aumento da produtividade na gestão de facilities
Deixar de lado a gestão da equipe de campo realizada pelo WhatsApp ou por planilhas que quase ninguém tem acesso já é um bom começo. Mas, além disso, existem outros pontos que são essenciais colocar em prática para ganhar desempenho na gestão de facilities. Acompanhe e entenda!
1. Tenha metas e objetivos claros para obter aumento da produtividade
Se você pegar um carro e começar a dirigir, sem rumo, nunca saberá se chegou ao lugar certo, não é mesmo? Afinal, antes de sair de casa, o destino não foi definido. Quando falamos de uma empresa e da gestão de facilities, a situação é a mesma. Sem uma meta, o trabalho da sua equipe pode levar o negócio a diversos caminhos, bons e ruins. Porém, nenhuma das pessoas entenderá se esse local é positivo ou negativo, porque um objetivo não foi determinado anteriormente.
Um número específico de vendas, aumentar a taxa de lucro, a quantidade de clientes ou a produtividade, por exemplo, são algumas ideias de alvos. Mas, independentemente do que for escolhido, é indispensável compartilhar essa ideia com toda a empresa. Assim, cada colaborador entende o propósito maior do negócio e qual o seu papel para atingi-lo. Essa é uma forma de motivá-los e de melhorar seus desempenhos.
Por fim, vale lembrar que qualquer meta deve ser tangível. Dessa forma, utilizar ferramentas para ajudar a defini-las, como os OKRs (Objectives and Key Results) ou BSC (Balanced Score Card), é uma boa alternativa.
2. Não esqueça de realizar uma gestão humanizada
Não adianta ter objetivos claros sem ouvir seus colaboradores e entender suas necessidades. Isso porque um indivíduo desmotivado não irá engajar com as metas se não se sentir atendido. Portanto, a gestão de pessoas, mesmo sendo um desafio, é indispensável.
Ofereça feedbacks constantes e conheça as prioridades de cada funcionário. Assim, você pode adequar desejos e habilidades às demandas da empresa. Também é importante investir na capacitação. Com novas competências, os membros dos times agregam mais aos resultados e percebem que estão sendo valorizados por ganhar conhecimento. Ainda, um ambiente agradável, sem falhas de comunicação, sem retrabalho e com as ferramentas adequadas, pode impactar bastante.
Todos esses itens têm como função mostrar ao contratado que você, como gestor, considera o que ele precisa e o que quer. Dessa forma, as pessoas se empolgarão para trabalhar ao seu lado e alcançar os números, contribuindo assim para o aumento da produtividade.
3. Crie um plano de ação e compartilhe com os colaboradores
Com as metas traçadas e os colaboradores motivados, é hora de criar um plano de ação para que a performance saia como o esperado. As perguntas que você precisa se fazer são: quais as atividades que devemos realizar para atingir a performance esperada? O que cada time precisa fazer? Quais são os objetivos menores para atingir o principal?
Essas e outras respostas farão parte do seu plano de ação. Ou seja, de um planejamento que vai direcionar as ações do seu negócio daquele momento em diante. Aqui, vale estipular responsáveis, prazos e um cronograma completo.
4. Controle o fluxo de trabalho
Controlar o fluxo de trabalho é ideal para acompanhar o desempenho do plano de ação. Será que a empresa está perto de atingir as metas? Quais processos podem ser otimizados? Acompanhar essa parte em detalhes ajudará a aperfeiçoar qualquer atividade que possa fazer uma diferença positiva no número final.
Mas, para além disso, essa é uma maneira de entender a efetividade da entrega ao cliente e a atuação de cada funcionário. Visto que será possível perceber uma demora anormal em certos atendimentos, resolver o problema que está causando essa lentidão e atender mais solicitações por dia. Ou, até mesmo, notar que as rotas da equipe de campo podem ser otimizadas para levarem menos tempo.
Em geral, qualquer oportunidade ou desafio que for encontrado deve ser usado a favor do aumento da produtividade. Seja para eliminar pontos que atrapalham os colaboradores ou potencializar tarefas que já oferecem bons resultados.
5. Use a tecnologia a seu favor
Quem sonha com o aumento da produtividade na gestão de facilities precisa parar de fugir da tecnologia. As inovações trazidas para esse setor são capazes de transformar a forma de controlar demandas e de aumentar a qualidade da entrega ao cliente.
Com um software criado para esse segmento, como o ArenaGo, você pode acelerar as atividades do gestor. Controlar as solicitações do dia, atualizar informações, controlar o status dos atendimentos e administrar horas extras são alguns exemplos.
Sem contar que, com essa visualização completa e centralizada, pode-se otimizar a rota da equipe de campo para atender mais empresas em menos tempo. Também é possível criar um roteiro padrão para que todos os técnicos saibam o que é preciso verificar na hora de chegar na empresa. Comunicação sem falhas e a eliminação completa do papel, com as ordens de serviço digitais, são outros pontos positivos.
Já que tocamos nesse assunto, que tal entender como funciona um software de gerenciamento de campo? Assim, você acessa às principais informações sobre o tema e conhece, em detalhes, o benefício dessa ferramenta. Confira!
