Pequenas, médias e grandes empresas de facilities sofrem com o mesmo problema: controlar as demandas e acompanhar os colaboradores que trabalham na rua. Normalmente, muitas tentativas de resolver a situação são colocadas em prática. Ordens de serviço de papel e planilhas que acabam se tornando confusas são algumas delas. Assim como a utilização do WhatsApp como meio de comunicação e gestão. Porém, nenhuma delas é realmente eficiente para as funções citadas ou oferece todas as vantagens que um software de gerenciamento de serviço de campo.
Assim, neste conteúdo, você verá como essa tecnologia pode transformar a rotina da sua empresa. E, consequentemente, a entrega aos clientes. Para isso, mostraremos as funcionalidades e os benefícios do ArenaGo, um sistema robusto e já utilizado por grandes companhias do ramo. Acompanhe abaixo e saiba mais!
Entenda como um software de gerenciamento de serviço de campo pode ajudar a sua empresa
Sabemos que muitos gestores têm resistência em adotar uma tecnologia, mesmo quando ela promete melhorar a performance dos times e dos indicadores. Afinal, é preciso contar com a adesão dos colaboradores e criar novos processos, por exemplo. Mas uma coisa é certa: quando a inovação chega para trazer pontos positivos para a empresa, equipe e cliente, fica mais fácil abraçar a ideia.
Tendo esse cenário em vista, criamos este artigo. Nosso objetivo é explicar como funciona um software de gerenciamento de serviço de campo. Assim, você conseguirá entender como ele impactará o seu negócio no dia a dia. Além disso, apresentaremos os ganhos que todos os envolvidos terão ao trabalhar com a ferramenta. Veja mais!
1. Controle de rotas e atualizações em tempo real
Acompanhar as rotas dos colaboradores e entender o status dos serviços é uma dificuldade constante. Em síntese, porque, quando não se utiliza um sistema, o gestor fica refém da atualização de cada técnico vinda pelo WhatsApp ou, até mesmo, pessoalmente.
Em contraste, quando se adere uma ferramenta como o ArenaGo, é possível visualizar as demandas e os trajetos de cada profissional em tempo real. Tudo isso na palma da sua mão.
Então, você elimina aquela dúvida se uma solicitação já foi atendida e sabe exatamente onde cada profissional está. Sem contar que se houver uma mudança nas atividades, pode-se alterar diretamente no software que, por sua vez, notifica imediatamente os envolvidos.
2. Criação de um roteiro padrão
Como gestor, é possível que você já tenha visto um membro do time ser encaminhado para resolver uma demanda, mas não executá-la perfeitamente. Talvez ele tenha esquecido de realizar algum teste, de visualizar o histórico de manutenções para conhecer as falhas anteriores ou de pedir uma assinatura. Mesmo quando são erros simples, essas falhas podem impactar diretamente na qualidade do serviço.
Deixar de realizar alguma verificação, pode ser crucial para um defeito passar despercebido e paralisar, mais tarde, a produção do cliente. Não ler o manual do fabricante acarreta procedimentos que, muitas vezes, não são recomendados.
Para evitar esse cenário prejudicial, o ideal é contar com um checklist personalizado dentro do sistema. Com ele, pode-se delimitar todos os pontos que devem ser analisados em uma manutenção e padronizar os atendimentos. Como resultado, ocorrerá a diminuição de esquecimentos ou enganos nos serviços e o aumento da satisfação das companhias parceiras.
3. Evidência dos atendimentos
Como ter certeza que o serviço foi executado com sucesso se o time está trabalhando fora da empresa? A resposta é o software de gerenciamento de serviço de campo. Por meio dele, fica fácil comprovar o atendimento com registros fotográficos e assinaturas. Além disso, essa é uma maneira de simplificar auditorias e verificações futuras.
4. Centralização das informações
A sua realidade envolve se comunicar com a equipe pelo WhatsApp, registrar os atendimentos por ordens de serviço de papel e acompanhar resultados por planilhas? A rotina de grande parte dos gestores de empresas de facilities funciona dessa forma. Ou seja, sem a centralização de informações. É preciso verificar inúmeras ferramentas por dia que não conversam entre si.
Agora, com um software especializado no ramo do seu negócio, o cenário é completamente diferente. Você tem todos os dados necessários no mesmo local, pode criar relatórios e acompanhar números que se baseiam na alimentação da ferramenta. Ainda, vale ressaltar que o ArenaGo pode ser integrado com outros programas já utilizados, como de controle financeiro.
5. Acompanhamento de horas extras
Como estão na rua, fica difícil entender o quanto os colaboradores passaram do horário para efetuar o pagamento do período excedente ou liberar folgas. Mas, com um software de gerenciamento de serviço de campo, esse é outro desafio resolvido facilmente. Ele auxilia a controlar o tempo extra diretamente pela ferramenta e garante a precisão dos números.
6. Geração automática de relatórios
Qual o tempo médio dos atendimentos? Quantas solicitações um cliente faz em um mês? Quais os custos para determinadas manutenções? Como está a produtividade dos colaboradores? Essas são algumas respostas que os relatórios de sistemas como o ArenaGo entregam automaticamente. E, com as informações em mãos, você pode otimizar processos, diminuir custos, oferecer mais excelência nos serviços e aumentar o desempenho dos times.
7. Aumento de produtividade e diminuição de custos
Bom, com todos os itens que citamos até aqui, existem dois ganhos que são principais: o aumento da produtividade e a diminuição de despesas. Isso porque, quando se tem rotas e atendimentos mais assertivos, é possível economizar tempo e aumentar o desempenho dos times. Sem contar que retrabalho, falhas nas manutenções, falta de comunicação e de visibilidade sobre os resultados, podem custar bastante dinheiro para o seu negócio.
8. Diminuição do uso de papel
Atualmente, gerir uma equipe ou uma série de demandas utilizando papel, é totalmente inviável. Além da demora para registrar todos os dados, provavelmente você sofrerá com perdas de documentos, informações errôneas e dificuldade de analisar métricas. Essa prática obsoleta deve ser substituída por ferramentas tecnológicas e eficientes, como um software de gerenciamento de serviço de campo.
Agora, você já conhece tudo que precisa para dar o próximo passo: conversar com os especialistas do ArenaGo. Nossa ferramenta foi desenvolvida a partir da necessidade real de empresas de facilities e é completamente segura. Entre em contato com nossos especialistas para entender em detalhes como pode funcionar nossa parceria. Estamos te esperando!
