Atualmente, você conhece na ponta da língua quantos atendimentos sua equipe de campo executa por mês? E qual parceira ocupa mais o tempo dos times? Sabe se essa performance está adequada ao esperado na hora que o acordo foi fechado? A maioria dos líderes de empresas de gestão de facilities não tem essas informações em mãos. Alguns até possuem, mas apenas como uma breve ideia. Afinal, raramente são desenvolvidos relatórios de cada visita ou, até mesmo, aqueles gerais que mostram o desempenho do negócio como um todo.
Ignorar essa atividade e monitorar de forma equivocada os serviços por meio do WhatsApp, por exemplo, pode causar sérios problemas. Falta de comunicação com a parceira, falhas na qualidade dos serviços e dificuldade de mostrar a efetividade das entregas são alguns deles.
Por isso, neste conteúdo, explicaremos como fazer um relatório dos times e quais os seus principais impactos. Além disso, mostraremos como desenvolver uma versão completa que apresenta indicadores gerais para o seu cliente. Veja mais e entenda!
Entenda como produzir um relatório da equipe de campo
O principal trabalho de uma empresa de gestão de facilities é evitar que adversidades surjam no dia a dia do cliente. Seja com a limpeza, segurança ou com as manutenções preventivas. Então, como mostrar a efetividade desse serviço que pode parecer invisível? O relatório da equipe de campo é a resposta.
Em resumo, é um documento com todas as informações que seus colaboradores externos trazem das visitas técnicas. Data e horário do atendimento, dados do cliente e dos profissionais são algumas delas. Também é necessário acrescentar quais equipamentos foram analisados e listar os procedimentos executados. Um bom exemplo é adicionar que foi realizada a manutenção do ar-condicionado e que os filtros foram substituídos.
Vale ressaltar que companhias que utilizam softwares para gerenciar e otimizar as demandas contam com checklists personalizados. Isso quer dizer que os itens citados já estão descritos na ferramenta e você pode adicionar o que fizer sentido para o seu negócio. Assim, na hora de criar o relatório, os funcionários não deixam passar nenhum elemento essencial.
Esses documentos servirão de base para que o gestor, a cada fim de ciclo, prepare uma apresentação completa do trabalho entregue. Nesse caso, indicadores e insights sobre o cenário são fundamentais.
Adotar essa ideia é uma maneira de monitorar o que acontece com o time, além de entender melhorias e oportunidades. É possível perceber que um tipo de serviço está levando mais tempo que o esperado e, dessa forma, identificar os motivos e a solução. Ainda, é interessante para conhecer o desempenho de cada membro do time, seus desafios e pontos de aperfeiçoamento.
Por fim, é a maneira mais eficaz de mostrar a relevância da sua parceria com o cliente. Afinal, ele verá tudo que foi executado de um jeito simples e excelente para a imagem do seu negócio.
Saiba o que acrescentar em um relatório geral do trabalho da sua equipe de campo para cada cliente
No tópico anterior, já mostramos o que precisa ter no relatório completo que os seus colaboradores trazem de cada visita. Agora, vamos entrar a fundo no assunto e explicar como desenvolver o documento que reúne todos os atendimentos de um período. Tudo isso, incluindo objetivos e performance de uma forma descomplicada, assertiva e atrativa para quem receberá. Confira!
1. Informações gerais
O primeiro passo do seu relatório da equipe de campo é adicionar as informações gerais. Esse documento será referente a que período? Um mês ou três meses? Depois de definida essa data, acrescente o nome dos técnicos, da companhia, o local e outros dados mais amplos que você julgar necessários.
2. Número de visitas
O número de visitas é ideal para apontar quantas falhas ocorreram naquele intervalo de tempo. Além disso, ajuda a controlar a quantidade de manutenções preventivas realizadas e se está de acordo com o combinado inicialmente.
Esse é um número muito importante para encontrar melhorias. É aqui que você poderá perceber que um cliente está demandando visitas quase semanais. E, assim, questionar-se: qual complicação minha empresa não está desvendando para que esses atendimentos sejam tão frequentes? Ou quais processos precisamos rever?
3. Problemas resolvidos
Essa é uma das fases principais. Indicar e detalhar quais falhas foram solucionadas deixa claro os motivos das visitas e o trabalho da sua empresa, na prática. Sem contar que é uma maneira de prestar uma espécie de consultoria.
Se um aparelho de ar-condicionado está apresentando falhas todo mês, talvez seja o momento de trocá-lo. É esse tipo de informação que você deve utilizar para mostrar a excelência do trabalho dos técnicos e para comprovar sugestões realizadas.
4. Duração dos atendimentos
A duração das visitas mostrará o tempo que a equipe de campo precisou para solucionar um defeito ou fazer uma revisão. Esse índice colabora para que você, como gestor, entenda melhor o desempenho de cada funcionário. Ainda, é uma maneira efetiva de conhecer o período de cada tipo de serviço e programar com mais assertividade o cronograma de trabalho.
5. Indicadores
Quais os objetivos foram traçados na hora que você fechou negócio com o cliente? Normalmente, diminuir os defeitos repentinos e os custos de manutenção são os mais procurados. Então, nessa parte do relatório, traga indicadores que demonstrem o rendimento dessa parceria até aquele momento.
Um bom exemplo é informar que, nos últimos 6 meses, ocorreram 3 visitas de revisões preventivas e o número de falhas inesperadas diminuiu em 20%. Esses dados ajudarão a tornar mais tangível a entrega da sua equipe de campo.
Para finalizar, é interessante lembrar que um software auxilia muito nessas demandas. Cada funcionário conseguirá abrir ordens de serviço direto pela ferramenta e atualizá-lo do status de onde estiver. Também será fácil visualizar as métricas gerais da empresa e criar roteiros personalizados que guiem o time em cada visita. Confira nosso outro conteúdo que explica como funciona um software de gerenciamento da equipe de campo e saiba mais!
