Se você chegou até aqui é porque já conhece a importância de realizar um controle da operação eficiente. Essa é uma tarefa crucial em qualquer empresa, mas se torna ainda mais relevante naquelas que trabalham com a gestão da equipe de campo. Não é à toa, já que o gestor precisa ter uma perspectiva interna e externa do negócio, mesmo sem estar na rua com seus colaboradores.
Existem diversas formas de executar essa tarefa dentro do acompanhamento digital ou analógico. Por isso, neste conteúdo, apontaremos os prós e contras de cada um deles para que você escolha o que mais faz sentido na sua realidade. Confira!
Conheça os prós e contras do controle da operação digital e analógico
O controle de operação analógico ainda é bastante utilizado em alguns negócios de gestão de facilities. Basicamente, ele se resume em acompanhar as atividades, indicadores e atendimentos sem a ajuda de softwares que automatizam os processos.
Em contraste a ele, o digital é adotado por companhias mais modernas, que procuram ter o mesmo rendimento, trabalhando e gastando menos. Ele utiliza a tecnologia a seu favor para otimizar as atividades, torná-las mais ágeis e diminuir falhas. Também, é o modo mais eficiente de acompanhar indicadores sem passar horas coletando dados.
Nos tópicos a seguir, separamos as principais características de cada modelo de acordo com as áreas de um negócio do ramo de facilities. Acompanhe e entenda!
1. Comunicação
A comunicação entre o gestor e a equipe de campo é um ótimo exemplo nesses casos. Afinal, as vantagens e desvantagens do controle da operação digital ou analógico, ficam muito claras.
Normalmente, quem trabalha da segunda forma mantém as atualizações dos serviços de duas maneiras: pelo WhatsApp ou pessoalmente. Por mais que a ferramenta de troca de mensagens seja eficiente em nosso dia a dia, nem sempre ela é benéfica aqui.
Isso porque as mensagens podem se perder em um grande fluxo, pois não ficam registradas de maneira organizada e estão sujeitas ao uso da internet. Questões essas que, mais tarde, podem gerar falhas na entrega ao cliente, além de confusão e perda de informações. Porém, um bom ponto que vale destacar é a facilidade de ter esse aplicativo na mão de praticamente todas as pessoas.
No entanto, quando o líder fica sabendo do status da visita somente na volta do colaborador à companhia, a situação é ainda pior. Visto que, até que a pessoa retorne, ele fica cego perante os acontecimentos. Não consegue inteirar os parceiros da situação, passa o dia sem saber quais serviços foram realizados e, consequentemente, não tem controle das demandas.
Do contrário, quando falamos da comunicação que acontece no meio digital, essas brechas são bem menos frequentes. Sem dúvidas porque, direto por um sistema, como o ArenaGO, o gestor consegue se comunicar com os funcionários e alterar rotas ou solicitações. Assim, evita-se o retrabalho e a perda de tempo e dinheiro.
Aqui, o único desafio é implementar o sistema na rotina dos colaboradores, que, às vezes, podem apresentar resistência. Mas, com um ótimo treinamento, essas objeções são quebradas e eles entendem o quanto facilita o dia a dia.
2. Ordens de serviço
Bom, você já deve estar acostumado a lidar com as ordens de serviço, não é mesmo? Sejam elas em papéis ou digitais. Esses documentos são essenciais para comprovar o pedido de atendimento de um cliente e o que foi realizado no local. Por isso, precisa ficar salvo para uso em históricos e relatórios, por exemplo.
É esse mesmo registro que auxilia a entender a programação do expediente. Quais visitas devem ser realizadas? Quais são os serviços que precisam ser executados em cada local? Qual equipe será responsável? Todas as respostas podem vir por meio da ordem de serviço.
A vantagem de fazê-la no papel é que qualquer funcionário pode finalizá-la tranquilamente. Porém, a parte benéfica acaba por aqui. Isso porque é comum entrar erros de escrita, troca de dados ou, até mesmo, extravio desses documentos quando feitos de forma analógica. Isso acontece por falha humana, que, mesmo com todo cuidado e atenção, pode ocorrer.
Agora, quando ela é executada digitalmente, por um software, a situação é diferente. Primeiramente, porque pode-se criar um roteiro personalizado para que os colaboradores confiram o checklist do serviço. Então, esquecer de conferir algum ajuste ou adicionar informações erradas não farão mais parte da sua realidade. Sem contar que essa funcionalidade ajuda a tornar o atendimento mais ágil.
Além disso, todas as ordens de serviços digitais ficam salvas dentro da ferramenta, na nuvem, eliminando as chances de extravio. Por fim, é interessante ressaltar que elas também auxiliarão, mais tarde, a complementar os relatórios de atividades internos ou para o cliente.
3. Controle de rotas
O tempo que a equipe de campo leva de uma solicitação a outra é fundamental para as análises do seu negócio. Para começar, porque eles podem ser otimizados. Se você sabe que determinada avenida tem trânsito à tarde, é melhor indicar que os colaboradores façam outro caminho nesse horário. Dessa forma, é possível ganhar tempo e, quem sabe, atender mais uma empresa nesse período que sobrou.
Ter essa informação em mãos também é importante para saber a capacidade do seu time. Considerando os caminhos que precisam ser percorridos, será que 5 solicitações no dia é muito? Pouco? Você saberá responder ao fazer o monitoramento das rotas.
No controle da operação analógico, essa tarefa é quase impossível. Porém, no digital, fica fácil visualizar o mapa e recomendar os melhores trajetos. Ainda, pode-se acompanhar em tempo real o local de cada funcionário e fazer alterações que são recebidas imediatamente.
4. Indicadores
Uma empresa, independentemente do tamanho, deve ser movida a números. Por isso, acompanhar indicadores, resultados e fazer otimizações a partir deles, é sua responsabilidade. No modelo analógico, pode-se executar essa tarefa no papel ou em planilhas. As duas formas, infelizmente, exigem longas horas compilando dados de plataformas diferentes. Outro ponto que vale a ressalva é: nem sempre esses gráficos são fáceis de avaliar.
Do contrário, a performance da sua companhia apresentada por um software costuma ser intuitiva e rápida. Isso porque, ao longo dos dias, ele vai coletando todas as informações adicionadas para mostrar relatórios automáticos. Seja o número de atendimentos realizados, o tempo que eles levaram, o desempenho de cada colaborador ou outros dados desejados. Tudo isso na tela do seu computador e sem passar trabalho para arrecadar ou ler essas informações.
Já que estamos falando de análises, que tal aprender como criar um relatório completo da sua equipe de campo? Acesse nosso outro conteúdo e continue aprendendo sobre a gestão de negócios de facilities!
