Empresas que são prestadoras de serviços, como as de gestão de facilities, devem estar extremamente atentas à entrega da equipe de campo aos clientes. Afinal, não adianta a negociação ocorrer perfeitamente e, na hora da prática, a solução não funcionar. Os profissionais que visitam as companhias precisam ser qualificados, ter as ferramentas e as informações corretas para gerar satisfação.
Porém, é comum que muitas dificuldades apareçam no fluxo de trabalho. Seja pela distância que esse time possui do restante dos colaboradores ou pela falta de tecnologia para acompanhar as demandas. Abaixo, mostraremos os 5 principais erros e explicaremos como resolvê-los. Leia e saiba mais!
Conheça os principais erros que acontecem com a equipe de campo e saiba como resolvê-los
A equipe de campo, por ser, teoricamente, mais livre, acaba sendo negligenciada quando falamos de gerenciamento. Como não ficam dentro da empresa, nem sempre recebem a atenção, as melhorias e o desenvolvimento necessários para trabalhar com motivação e qualidade. Além de precisar enfrentar problemas únicos, como trânsito e agendamentos marcados de forma equivocada.
Esse cenário causa impactos negativos ao seu negócio. Perda de tempo, de receita e, até mesmo, de clientes são alguns deles. Porém, se você souber identificar os principais contratempos e encontrar soluções eficientes, essa situação não se manterá. Confira a seguir alguns erros que podem estar acontecendo no seu negócio e conheça formas de eliminá-los.
1. Falha de comunicação com a equipe de campo
Provavelmente, você já sofreu com retrabalho ou viu algum colaborador passar por essa situação devido às falhas de comunicação. A equipe de campo, que trabalha visitando os clientes, possui ainda mais desafios para manter as informações assertivas. Uma manutenção marcada para um horário indisponível ou um endereço encaminhado de forma errada são alguns exemplos.
Esses equívocos atrapalham a produtividade, desmotivam os times, demandam tempo e custam dinheiro. Ainda, estragam a imagem da sua empresa com o cliente. Isso porque passará uma impressão de desorganização e amadorismo.
A responsabilidade de manter esse papo em dia é do líder ou do responsável que faz a ponte entre o cliente e o profissional. Assim, todos os dados sobre o trabalho que será executado devem ser enviados com antecedência. Qual serviço será realizado, dia e horário, local e prazo são fundamentais.
Para evitar que essa situação aconteça, é preciso manter um bom fluxo de trabalho e fluidez nas informações. Avisar as mudanças em tempo real também é necessário para um melhor alinhamento. Uma ferramenta que auxilia bastante nessa tarefa é um software de gestão operacional voltado para o serviço de facilities.
2. Falta de treinamento e desenvolvimento dos times
Cada colaborador da sua empresa, independentemente do tamanho dela, deve ser treinado para os serviços que serão executados no cliente. E também para utilizar ferramentas que auxiliem na logística das tarefas. Essa prática faz com que o serviço prestado tenha mais qualidade e aumenta o controle sobre as entregas.
Além disso, preocupar-se com feedbacks e o desenvolvimento da equipe de campo é essencial. Isso porque, é possível identificar as habilidades e desafios de cada pessoa e, assim, usar suas competências mais efetivamente.
Imagine que um dos membros do time é um excelente profissional, mas está desmotivado porque não se sente mais instigado no trabalho. Ou, até mesmo, outro que recebeu demandas demais e está sobrecarregado. Conversando com cada um deles, ouvindo suas necessidades e alinhando-as com a do negócio, fica mais fácil manter funcionários fiéis. E, é claro, ver a receita aumentar.
3. Atrasos na hora de visitar o cliente
Você já deve saber que atrasos podem enfraquecer a reputação que a sua empresa tem com o cliente. Principalmente, quando falamos de reparar algum maquinário ou resolver um problema mais urgente. Porém, entendemos o quanto é difícil controlar os horários da equipe de campo, pois elas estão expostas a influências externas como o trânsito.
Então, como resolver esse cenário negativo? O primeiro passo é orientar os profissionais sobre a importância da pontualidade. Também pode-se criar lembretes diários para não abrir espaço a esquecimentos.
Depois, a resposta é a tecnologia. Isso porque, utilizando um sistema, é possível entender o motivo dos atrasos, em que momentos aconteceram e otimizar esse processo. Sem ele, o problema continuará acontecendo sem você entender as razões.
Além disso, essa inovação permite o acesso a quanto tempo um atendimento levou. E, se necessário, criar melhores rotas e agendar de forma mais efetiva nas próximas visitas.
4. Não acompanhar as atividades
Aqui, é preciso encontrar um equilíbrio entre oferecer autonomia aos colaboradores, mas sem deixar de lado o acompanhamento essencial. Dessa maneira, pode-se visualizar com clareza o atendimento e o trabalho de cada pessoa para manter a qualidade do serviço e o crescimento da empresa. Ainda, é possível compreender melhor as demandas e saber em que situação está cada solicitação.
Pode ser que você esteja pensando que, com a rotina agitada, fica difícil gerenciar a equipe de campo dessa forma. Porém, existem maneiras de otimizar essa tarefa e a utilização de um software é uma delas.
Com ele, é mais fácil estar atento a cada detalhe do processo. Fotos, localização, além de data e hora que o atendimento foi realizado são alguns dos exemplos do que pode ser visualizado.
Sem contar que as próprias ordens de serviço podem ser geradas por ele. Assim, evita-se a impressão de blocos e o uso de estantes de arquivos ultrapassadas. Ainda, diminui-se as chances de erros ou perdas de informações. Por fim, melhora a comunicação entre gestor, profissional e cliente.
5. Não utilizar a tecnologia
Durante todo esse conteúdo, indicamos a utilização da tecnologia como uma das soluções para os erros citados. Mesmo assim, não poderíamos deixar de reforçar, mais uma vez, o quão sério é ignorar as inovações que facilitam o trabalho e melhoram os resultados.
Além de aperfeiçoar a comunicação com a equipe de campo e auxiliar no controle das demandas, um sistema operacional é capaz de impulsionar um negócio. Você terá em mãos o controle completo de tudo que acontece dentro e fora da sua empresa. Desde as solicitações, a localização dos profissionais, o histórico do cliente, o tempo dos atendimentos e a frequência de visitas.
Esses e outros dados oferecem excelente embasamento para otimizações e correções. Ainda, é possível fidelizar as organizações parceiras mantendo-as atualizadas sobre o status do serviço, garantindo maior qualidade e pontualidade.
Para dar o primeiro passo em direção a uma melhor performance do seu time, entre em contato com os especialistas da ArenaGo. Nosso software foi desenvolvido especialmente para prestação de serviços e a partir de demandas reais. Estamos te esperando!
