Você, provavelmente, sente as dificuldades na gestão da equipe externa na pele todos os dias. Falta de comunicação, de visibilidade dos serviços e o acompanhamento dos próprios colaboradores costumam causar uma série de problemas. Porém, a boa notícia é que, com uma excelente organização, monitoramento e tecnologia, todas essas complicações podem ser resolvidas. Assim, sua empresa mantém um crescimento constante e uma entrega impecável ao cliente.
Abaixo, mostraremos as 6 principais dificuldades encontradas e explicaremos as soluções para cada uma delas. Dessa forma, você já pode aplicar as ideias em pouco tempo. Confira!
Conheça as 6 principais dificuldades na gestão da equipe externa
A gestão da equipe externa é responsabilidade do gestor. Portanto, ao invés de focar em atividades operacionais, sua principal função é acompanhar o andamento dos serviços e a satisfação do cliente. Além, é claro, de compreender as necessidades dos colaboradores.
Os pontos que apresentaremos são cruciais para um bom fluxo de trabalho, um time motivado e excelência dos atendimentos. Acompanhe e entenda mais!
1. Montar um cronograma eficiente dos serviços
A produtividade e a gestão da equipe externa dependem diretamente da organização do cronograma e das rotas. Afinal, se eles são enviados para locais muito distantes ou com trânsito em horário de pico, provavelmente, os atendimentos irão atrasar. Ou, pelo menos, a capacidade de visitas diárias tende a diminuir.
Por isso, é importante agrupar os serviços levando em consideração seus endereços e o fluxo de carros na cidade naqueles horários. Para tal atividade, o gestor deve estar sempre um passo à frente e com os planejamentos prontos antes do horário do expediente.
Uma forma de facilitar o processo é contar com a tecnologia. Softwares personalizados, como o ArenaGo, ajudam a organizar os caminhos e torná-los mais eficientes. Assim, mais do que cumprir as tarefas aleatoriamente, seu time será direcionado com assertividade.
2. Manter uma comunicação sem falhas
A comunicação assertiva é crucial tanto para a qualidade dos serviços, quanto para o desenvolvimento dos colaboradores. Se um atendimento foi cancelado ou remarcado, o técnico que o faria precisa ter essa informação em mãos imediatamente. Do contrário, o retrabalho é a principal consequência. Isso porque é possível que, sem saber da atualização da visita, ele vá até o local sem precisar. Ainda, eliminam-se as chances de utilizar aquele horário para adiantar uma outra demanda em aberto.
Agora, quando se trata do desempenho de cada pessoa, é tarefa do gestor acompanhar e orientar. Converse com os funcionários, entenda seus desafios, seja transparente quanto ao rendimento e as decisões da empresa. Só com essas ações você manterá um time engajado e motivado com os objetivos do negócio.
3. Garantir revisão de todos os pontos na hora do atendimento
Um dos principais desafios da gestão da equipe externa é garantir a entrega de qualidade ao cliente. Visto que, a distância, é mais difícil controlar a atuação dos trabalhadores. A manutenção preventiva do ar-condicionado é um bom exemplo. Afinal, existem alguns pontos que são obrigatórios conferir na hora da revisão, como o estado do filtro. E, muitas vezes, por falha humana, essa parte pode ser deixada de lado.
A melhor maneira de evitar situações assim é padronizar os atendimentos e criar roteiros que devem ser seguidos. Liste e explique todas as atividades que devem ser realizadas na visita e crie uma espécie de checklist para garantir que elas serão cumpridas.
Com o ArenaGo, software criado a partir das necessidades de empresas como a sua, é possível personalizar os itens. Oferecemos inúmeras opções como sugestão, mas você também pode adicionar aquelas que fizerem sentido para a sua realidade.
4. Acompanhar o status das visitas
Como saber se um serviço foi realizado? Qual a melhor forma de responder um cliente que pergunta se o técnico já está chegando? Dá para controlar o tempo dos atendimentos?
Essas são dúvidas frequentes dos gestores do ramo e a tecnologia é a resposta para todas elas. Acompanhar o status da visita por meio de uma ferramenta digital permite que você saiba onde cada colaborador se encontra. Portanto, elimina-se aquela troca de mensagens confusas e demoradas pelo WhatsApp.
Além disso, as companhias que estão aguardando atendimento também podem se comunicar e acompanhar o trajeto pelo mesmo local. Ainda, é uma maneira de saber se os serviços estão levando o tempo esperado ou não. Logo, pode-se otimizar a rotina e corrigir problemas com mais facilidade.
5. Criar e monitorar metas
Os indicadores são fundamentais para o crescimento e para a lucratividade de qualquer negócio. Afinal, apresentam como está o desempenho do time por meio de dados reais. E quando falamos da gestão da equipe externa, isso não é diferente.
Conhecer, como citamos acima, o período que uma visita leva para ser finalizada é indispensável para criar um cronograma sem falhas. Conhecer o número de atendimentos realizados, o índice de defeitos nos equipamentos e a performance geral também faz toda a diferença.
Mas, para isso, é preciso definir, anteriormente, as metas e os objetivos. Só assim será possível entender o nível da performance e o que falta para chegar onde a empresa deseja.
6. Trabalhar com ferramentas adequadas
O WhatsApp não é a melhor maneira de acompanhar o status dos serviços. Planilhas com informações confusas e complexas também não são a melhor forma de adquirir dados. Para essas e outras atividades, o ideal é contar com a tecnologia.
Um software focado em empresas de gestão de facilities oferece tudo que você precisa para o dia a dia. Seja a criação de roteiros, de trajetos, o acompanhamento de números e a gestão da equipe externa como um todo. O melhor é que, com o ArenaGo, você pode acompanhar tudo pelo aplicativo no celular, mesmo sem internet.
Acesse nosso site para conhecer mais sobre as funcionalidades do sistema. Também é interessante conversar com nossos especialistas e entender como podemos ajudar na prática. Confira!
