Imagine que um técnico da equipe de campo se direciona até um cliente para atender uma solicitação. Você sabe o período que durou aquela visita? E, até mesmo, se o problema foi completamente resolvido? Normalmente, os gestores de empresas de facilities acompanham esses dados em trocas de mensagens com cada colaborador. Mas essa não é a maneira ideal de controlar e monitorar os times. A geração automática de relatórios de encerramento de atividades é uma solução mais ágil e assertiva.
Por isso, neste conteúdo, abordaremos suas principais vantagens e como ela é uma grande aliada para eliminar o retrabalho e facilitar o acesso às informações. Confira!
Conheça os 4 principais motivos para ter uma geração automática de relatórios
Com toda a tecnologia que temos disponível atualmente, é completamente inviável passar horas coletando informações para uma análise. Além disso, realizar essa atividade manualmente gera grandes possibilidades de falha humana. Para diminuir os erros e evitar o retrabalho, a geração automática de relatórios é a melhor alternativa. Abaixo, entenda o porquê. Veja mais!
1. Facilidade para obter informações
Você sabe dizer, na ponta da língua, quantos atendimentos sua equipe de campo realizou no último mês? E o número de falhas que um determinado cliente reportou do seu maquinário? Ou o período médio que uma visita de manutenção de ar-condicionado leva para ser finalizada? Provavelmente não, certo? Com um software eficiente e a geração automática de relatórios, essas respostas chegam a sua mão em poucos cliques.
Isso quer dizer que é muito fácil obter todas as informações necessárias para otimizar processos e melhorar a entrega da sua empresa. Não será mais preciso ficar procurando explicações em diferentes plataformas, como planilhas ou, até mesmo, no WhatsApp. Todos os itens ficam centralizados e, melhor, são organizados direto pela ferramenta. Seu único trabalho é estudá-los e apontar as mudanças necessárias.
2. Geração de insights a partir da análise de dados
Bom, se todos os dados já estão na sua frente, é hora de examiná-los! Aqui, é necessário colocar sua visão analítica em ação para entender os pontos que precisam de mais atenção.
Por exemplo: um equipamento específico de um cliente costuma apresentar defeitos a cada 6 meses. Porém, nos últimos tempos, seu time já foi chamado para resolver esse mesmo problema 2 vezes em 30 dias. O que isso indica? Provavelmente que a máquina precisa de alguma outra solução ou que é hora de ser substituída.
Mas, sem a geração automática de relatórios de encerramento de atividades, esse dado não seria visualizado. Visto que não seria possível saber a frequência de visitas e quando elas foram finalizadas. Por consequência, a complicação só seria encontrada em um momento crítico, como a paralisação da produção.
Esse cenário, além de afetar o fluxo de trabalho da sua parceira, também prejudica a imagem da empresa. Afinal, os técnicos especializados foram contratados para evitar esse tipo de situação.
3. Controle da equipe e das demandas
Da mesma forma que é possível examinar processos e serviços do seu negócio, a geração automática de relatórios auxilia a visualizar o desempenho dos colaboradores. Isso porque, a partir dela, você poderá entender horas extras, produtividade, faltas e outros índices que são cruciais para conhecer os rendimentos.
Crie uma rotina para analisar esses números frequentemente. Além disso, lembre-se de conversar com cada funcionário para entender melhor o contexto, seus desafios e motivações. Assim, pode-se manter uma equipe engajada e preocupada com os objetivos principais.
4. Decisões mais assertivas
Escolhas que definem o rumo da companhia ou que impactam nas vendas precisam ser feitas com uma visão clara e ampla do contexto geral. Por isso, tomar decisões no escuro não fará mais parte da sua realidade. Com a geração automática de relatórios, será mais fácil optar por caminhos considerando um histórico de resultados.
Uma boa maneira de ilustrar essa ideia é pensar nas contratações. A partir dos dados, é possível perceber que o tempo para atender a uma solicitação de um cliente está maior do que o desejado. O motivo é o mesmo em todos os casos: os funcionários não têm mais tempo hábil para resolver em um intervalo menor.
A solução mais óbvia, normalmente, é aumentar a equipe de campo. Mas será que não existem outras alternativas?
Em alguns casos, otimizar as rotas pode diminuir o período de deslocamento e criar um espaço para novas visitas. Já em outros, avaliar se esses chamados são de manutenções corretivas ou preventivas pode ajudar. Afinal, se os consertos aparecem bastante, encontrar maneiras de evitar essas falhas é o ideal.
Pronto! Agora que você já sabe as vantagens da geração automática de relatórios, que tal contar com essa facilidade no seu dia a dia? Conheça as soluções do ArenaGo e entenda como podemos ajudar nesse ponto e em outros que vão otimizar seus processos. Confira!
