Entender a necessidade de gerenciar a equipe de campo é um grande passo para o crescimento da empresa e para a melhora dos serviços realizados. Afinal, muitas pessoas ainda acreditam que esse acompanhamento, tanto da produtividade como dos números, não é tão relevante assim para o negócio. Porém, o próximo passo para evoluir essas análises consiste em abandonar as planilhas de controle. Visto que, ao invés de oferecer facilidade, elas costumam gerar bastante dor de cabeça.
Neste conteúdo, explicaremos os 5 principais motivos para não utilizar esses documentos complexos e limitados. Continue lendo e entenda!
Entenda os motivos para evitar as planilhas de controle na administração da sua equipe de campo
É grande a quantidade de líderes que investem nas planilhas de controle para administrar um negócio. Gerenciar a equipe de campo, acompanhar as finanças e a performance de cada cliente são algumas das razões de sua utilização. Mas, por mais eficientes que sejam para casos específicos, elas param de fazer sentido quando a empresa cresce ou deseja evoluir seus relatórios.
Isso acontece porque, quando comparadas a softwares de gestão de empresa de facilities, elas perdem espaço por não serem automáticas ou pensadas para esse fim. Não oferecer todos os recursos, ter uma usabilidade mais complexa e as dificuldades de atualizações são alguns dos motivos. Abaixo, separamos os 5 principais para você conferir. Veja mais!
1. Não oferece segurança nas informações
O primeiro motivo para abandonar as planilhas de controle no gerenciamento da equipe de campo é a falta de confiabilidade nas informações. A “vantagem” do fácil preenchimento permite que qualquer pessoa abra o documento e altere os elementos presentes. Essa situação pode gerar diagnósticos incorretos, perda de índices relevantes e, até mesmo, corromper o arquivo. Além disso, o computador pode apresentar defeito e, se não houver um backup, é possível perder todo o tempo investido e o material criado.
2. Sem inteligência de dados
Por mais complexas que algumas planilhas de controle sejam, elas ainda não apresentam inteligência de dados. O que isso quer dizer? Significa que, basicamente, são um local para armazenar as métricas e não para estudá-las. Não é à toa, já que não possuem geração de insights automáticos ou não relacionam elementos sem um recurso humano.
O cenário ideal traz a utilização de uma ferramenta que tem capacidade de leitura e comparação. Apresentando, assim, oportunidades, desafios e ideias relevantes para o seu negócio. Ou seja, os números sozinhos não expressam nada. É preciso de uma pessoa interessada e uma plataforma inteligente para avaliar e melhorar a performance.
3. Dificuldade de uso
Quando você limita o gerenciamento da equipe de campo às planilhas de controle, acaba criando a necessidade de um especialista no assunto para essa tarefa. Certamente porque, mesmo que a digitação no documento seja fácil, criar fórmulas, integrações, gráficos e lógicas é bem mais complicado.
Dessa forma, você, outros líderes ou qualquer outro colaborador precisará entender a fundo do tema. Por consequência, o acesso às informações fundamentais para tomada de decisão se torna restrito e dependente de um só indivíduo.
4. Dados descentralizados
Se você também acredita que tempo é dinheiro, vai querer eliminar as planilhas de controle da sua empresa agora mesmo. Para manter essa prática, é preciso compilar o histórico e elementos do dia a dia da companhia, em diferentes locais. Seja através de uma mensagem no WhatsApp para saber quanto tempo um atendimento levou ou de um ERP financeiro. A questão é: nesse processo, muitas horas que poderiam ser utilizadas para outro fim são desperdiçadas.
Além disso, é comum que vários documentos diferentes sejam criados para analisar materiais ou áreas distintas. Esse é mais um ponto que torna o controle descentralizado e confuso. Por fim, vale ressaltar que, para quem utiliza off-line, o cenário é ainda mais prejudicial. Afinal, múltiplas versões podem ser salvas no computador e as atualizações mais recentes se perdem no meio do caminho.
5. Falta de atualizações
A cada nova venda, solicitação ou atendimento, as planilhas devem ser atualizadas. Mas você já deve imaginar o quão difícil é realizar essa tarefa manualmente, não é mesmo? Consiste em um processo demorado e abre margem para falhas de digitação, por exemplo.
Portanto, a melhor alternativa é contar com esse tipo de informação estratégica, que influencia nos direcionamentos da empresa, de forma automática. Assim, você garante que, sempre que precisar consultar algum indicador, ele estará coerente com a realidade.
Bom, agora que você já sabe que as planilhas de controle não são a melhor estratégia, que tal conhecer a solução? O ArenaGO é um sistema pensado para negócios do seu mercado, oferece um bom controle de performance e conta com outras funcionalidades indispensáveis. Ordens de serviço digitais, roteiros de serviço e atualização em tempo real são algumas delas. Leia nosso outro conteúdo que explica por que o ArenaGo é a melhor opção para gerenciar sua equipe e saiba mais!
