Esperar que os técnicos da equipe de campo lembrem-se de todos os tópicos que precisam ser verificados na hora da visita é extremamente inviável. Mesmo que o profissional seja eficiente, esquecimentos, dias ruins e falhas humanas são comuns. Por isso, toda empresa que deseja proporcionar atendimentos impecáveis e garantir os lucros no mês deve trabalhar com o checklist na gestão de facilities.
Neste conteúdo, explicaremos a importância desse registro e quais itens não podem faltar na hora de desenvolvê-lo. Leia abaixo e entenda!
Saiba o que é um checklist na gestão de facilities e conheça seus itens obrigatórios
Assim como uma lista de tarefas de outro segmento, o checklist na gestão de facilities é uma maneira de organizar o que precisa ser realizado. Por isso, não subestime esse documento. Mais do que um papel que será esquecido, esse registro é crucial para garantir um serviço de qualidade e uma entrega satisfatória aos clientes.
A maneira ideal de utilizá-lo é por meio de softwares que criam roteiros personalizados para sua empresa e para o tipo de atendimento. Então, se é necessário executar uma limpeza, você pode determinar quais são os elementos indispensáveis para a finalização daquela demanda. Tudo isso de acordo com as diretrizes do seu negócio. Assim, antes e durante a execução, seus colaboradores acompanharão aqueles pontos predeterminados por meio do aplicativo.
A principal vantagem do checklist é reduzir o índice de falhas humanas comuns, como esquecimentos. Contudo, essa prática também é uma maneira de padronizar e escalar os serviços que você oferece. Além disso, será uma excelente ferramenta para visualizar o desempenho dos funcionários e ganhar produtividade.
Abaixo, separamos os tópicos que são fundamentais nesses roteiros conforme cada área. Confira!
1. Limpeza
Pode parecer distante, mas a verdade é que a limpeza influencia diretamente na produtividade, na imagem da empresa e na conservação dos equipamentos. Dessa forma, garantir que os ambientes estejam impecáveis é responsabilidade da sua companhia. Afinal, o cliente contrata os seus serviços para não se preocupar com essa atividade. Logo, de nada adianta ele investir se a própria equipe tiver que remover o lixo ou limpar os banheiros.
A pergunta é: como ter certeza que um bom trabalho foi feito? A resposta está no checklist na gestão de facilities. Comece especificando todos os cômodos que precisam de conferência, como salas, refeitório e banheiros. Depois, entre mais em detalhes e deixe claro quais pontos precisam ser revisados em cada local.
Por exemplo, na recepção é preciso limpar os pisos, portas e tirar o pó das mesas. Já no banheiro, os cuidados são ainda mais essenciais e podem ser realizados várias vezes ao dia. Verificar a quantidade de papel higiênico disponível, higienizar pia e vaso sanitário são itens imprescindíveis.
Aqui, vale fazer roteiros para diferentes períodos, já que a faxina diária não é a mesma da mensal. No caso da primeira, manter os espaços de circulação em perfeito estado é uma das principais tarefas. Dessa forma, evita-se que a sujeira gerada na rotina prejudique o andamento das atividades.
2. Segurança
Não é arriscado afirmar que essa é uma das áreas em que o checklist na gestão de facilities é crucial. Isso porque, quando uma falha nos serviços de segurança acontece, as consequências são maiores do que uma paralisação na fábrica ou um escritório com sujeira. Roubos e incêndios são exemplos das mais eminentes e que colocam as pessoas em perigo.
Uma ronda que segue um roteiro, como checar travas, portas, janelas, alarmes, câmeras, cercas elétricas e circuitos internos, é muito importante. O monitoramento do fluxo de entradas e saídas no local também é fundamental.
Por fim, crie um manual que detalha os procedimentos em casos de acidentes e emergências, como os acidentes com fogo já mencionados aqui. O PMOC (Plano de Manutenção, Operação e Controle), é uma maneira de diminuir esses ocorridos e aumentar o portfólio de trabalho do seu negócio.
3. Manutenção Predial
O serviço de manutenção predial jamais pode ser executado sozinho. Ele é uma união da dedicação da administradora de condomínio, do síndico e da sua companhia. Como envolve muitas pessoas e uma série de itens que precisam de conferência, os checklists na gestão de facilities se tornam um diferencial.
Nesse cenário, é importante separar o edifício por local e área. Por exemplo, será necessário revisar a limpeza e iluminação de todas as salas. Mas, existem tópicos gerais, como a verificação de instalações elétricas e hidráulicas, que impactam o todo. Ainda, dentro de cada um deles, encontram-se elementos que precisam ser avaliados, como disjuntores ou vazamentos. Por isso, contar com a ajuda de um software que traz tópicos padronizados e ainda dá a opção de personalizá-los facilita muito essa função.
4. Manutenção Preventiva
A manutenção preventiva é um dos principais serviços do mercado. Visto que, com ela, sua empresa consegue eliminar os problemas urgentes que custam muito tempo e dinheiro para o cliente. Consequentemente, a parceria se torna cada vez mais relevante e sólida.
Porém, para que seja executada sem erros, os roteiros precisam fazer parte do processo. Primeiramente, lembre-se de garantir que os técnicos acessem o histórico do maquinário. Pois, com ele, fica fácil entender o intervalo entre as falhas e os procedimentos que foram feitos para resolver. Da mesma forma, sempre indique o período em que uma nova revisão deve acontecer.
Agora, quando falamos dos itens específicos, investigue pontos comuns nos aparelhos como vibração, lubrificação, aquecimento, alinhamento e temperatura. Aqui, também garanta que as recomendações do fabricante serão seguidas.
O ar-condicionado, igualmente, é um exemplo que merece atenção. O filtro de ar é uma das principais peças que deve ser analisada, já que costuma causar bastante problema. Os ventiladores, serpentinas e bandejas de condensado precisam ser examinados para que não haja acúmulo de água e sujeira. No entanto, não são os únicos. Gabinete, sala de máquinas, rede de dutos, tomada de ar externo e torre de resfriamento não podem ser deixados de lado na revisão. Para terminar, avalie o rendimento das máquinas como um todo.
Agora, que tal conferir outro conteúdo que vai agregar conhecimento e efetividade a sua gestão? Conheça os erros comuns com a equipe de campo e entenda como resolvê-los neste artigo do nosso blog. Veja mais!
