Qualquer escolha de fornecedor ou parceria que será consolidada em uma empresa precisa de uma tomada de decisão consciente. Essa contratação trará mais benefícios do que dor de cabeça? Ela realmente resolve o problema do meu negócio? Essas são algumas perguntas que os líderes devem se fazer antes da escolha. Quando falamos de um software de gestão operacional, a situação não é diferente. Optar por um modelo que, além de ser eficiente para o controle de tarefas, também oferece segurança é fundamental.
Porém, nem sempre é fácil entender quais pontos são indispensáveis considerar nesse momento. Principalmente para quem ainda não trabalhou com a tecnologia dentro de uma companhia de facilities ou não tem conhecimento sobre o assunto. Por isso, neste conteúdo, iremos apresentar os 6 cuidados essenciais para contratar a plataforma e construir seu parecer sem medo. Confira abaixo!
Conheça os 6 cuidados que você deve ter para contratar um software de gestão operacional
Visualizar as atividades da equipe externa é uma das funcionalidades que praticamente todo mundo considera imprescindível. Mas você sabia que outros detalhes considerados menores, como as horas extras, também fazem toda a diferença na gestão? A seguir, mostramos os 6 tópicos que não podem ser esquecidos na contratação de uma ferramenta para seu negócio. Acompanhe e entenda!
1. Verifique se os dados ficam salvos na nuvem
Atualmente, contratar um software de gestão operacional que salva as informações em um computador é praticamente voltar no tempo. Afinal, o armazenamento em nuvem já está consolidado em todo o mundo e garante mais segurança para os dados. Não é à toa que 59% das companhias já adotaram essa prática.
Mas por que ele é tão positivo? Acontece que, ao invés de guardar os dados na sua máquina ou em um HD externo, por exemplo, esse serviço salva os materiais na internet. Ou seja, independentemente do equipamento utilizado, pode-se acessar, alterar e adicionar documentos com proteção de banco de dados internacionais. Além disso, é uma ótima maneira de evitar extravios por falta de backup.
2. Garanta que possui acompanhamento de atividades e atualizações em tempo real
Trabalhar com equipe de campo significa que é preciso ter os olhos dentro e fora da empresa o tempo inteiro. Logo, um software de gestão operacional deve mostrar, de maneira intuitiva e atualizada, as informações sobre as solicitações do time.
Verifique se é possível visualizar a agenda do dia, a localização e, inclusive, acompanhar a execução da atividade por meio de fotos. Aqui, também é essencial que o gestor possa fazer alterações nas demandas que chegarão ao time imediatamente. Para, dessa forma, evitar retrabalho ou serviços que não precisavam ser realizados naquele momento. Por fim, outro ponto fundamental é possibilitar ao cliente o acompanhamento do seu pedido pelo próprio sistema.
3. Considere o monitoramento das rotas
Avenidas com trânsito constante, horários de pico ou acidentes e reformas na estrada. Todos esses itens influenciam diretamente na rota da sua equipe externa e, consequentemente, no tempo disponível para os serviços do dia. Gestores que não prestam atenção nesse ponto acabam fazendo com que os funcionários percam tempo dirigindo, ao invés de resolver o problema dos parceiros.
Portanto, contratar um software de gestão operacional que possibilite o acompanhamento das rotas é indispensável. Com ele, você entenderá quais caminhos fazem mais sentido na programação do dia e de fatores externos. Sem contar que será possível enxergar onde cada membro do seu time está em tempo real. É um controle total e efetivo do seu negócio que, provavelmente, nunca existiu antes.
4. Confira se o software conta com checklists personalizados
Quantas vezes um colaborador já precisou voltar ao cliente porque esqueceu de analisar um ajuste? Ou porque o mesmo defeito voltou pela falta de verificação de um ponto crucial em uma máquina? Deixar de consertar ou de conferir algum detalhe durante a manutenção é um erro frequente causado por falha humana. Porém, existem maneiras de driblar essa situação e um software de gestão operacional pode ajudar nessa tarefa.
Acontece que é possível criar um roteiro personalizado para cada tipo de visita que sua equipe de campo realizará. Assim, as diretrizes que devem ser seguidas em todo atendimento, são definidas em um formato de checklist. Como resultado, os descuidos diminuem consideravelmente. E, é claro, a satisfação do cliente aumenta.
5. Entenda se existe gerenciamento de horas extras
Controlar o tempo de trabalho excedido da equipe externa pode gerar uma certa dor de cabeça. Isso porque nem sempre eles batem o ponto do jeito tradicional e também porque é complicado ter certeza do período trabalhado fora da companhia.
Dessa forma, é interessante que o software de gestão operacional conte com um monitoramento de horas extras. Primeiramente, porque ajudará o líder a verificar o expediente de cada pessoa. Depois, porque é uma maneira de entender se existe muito serviço para pouca equipe e de analisar o desempenho de cada indivíduo.
6. Não esqueça dos indicadores
Uma plataforma on-line tem capacidade de armazenar e analisar milhares de dados que são adicionados todos os dias. Por isso, não faz sentido ter um software de gestão operacional se ele não estudar e apresentar os indicadores do seu negócio de maneira inteligente.
Busque por uma alternativa que possua um painel com métricas relevantes e essenciais para a tomada de decisão. A média do tempo de atendimento, o número de solicitações atendidas, os clientes com maior número de demandas e o faturamento são alguns exemplos.
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