Existe uma crença de que apenas grandes empresas devem utilizar software de gestão de facilities. Isso porque sua demanda é considerada maior. Porém a realidade não é bem essa. Mesmo os negócios com poucos funcionários precisam de controle efetivo das atividades, da equipe de campo e dos números. Principalmente se o objetivo é escalar os serviços, expandir e aumentar os lucros.
Inclusive, alguns erros comuns presentes na sua rotina, que talvez você não perceba ou não saiba como resolver, podem ser solucionados com essa ferramenta. Por isso, neste conteúdo, apresentaremos os principais riscos de quem prefere gerir uma companhia sem o apoio da tecnologia. Confira abaixo!
Conheça os riscos que a falta de um software de gestão de facilities pode causar
O gerenciamento de uma companhia realizado apenas de forma manual, nos dias de hoje, é extremamente complicado. Ele abre brechas para desorganização, falta de rendimento e de visão a longo prazo sobre o futuro do negócio. A seguir, citamos as principais complicações que são geradas nesse cenário. Veja a seguir!
1. Falhas de comunicação
Se tem uma situação que causa retrabalho nas empresas são as falhas de comunicação. O gestor dá um direcionamento, o colaborador entende diferente e o resultado não é positivo. Ou mesmo a equipe é orientada a ir em um local, mas, chegando lá, descobre que não possuía informações suficientes para executar o trabalho. Um exemplo é não ter em mãos as peças necessárias para um reparo.
Esse contratempo, além de instigar as refações, também prejudica a imagem da companhia com o cliente. Afinal, ele achará que os profissionais e a gestão como um todo não estão preparados para os atendimentos. Sem falar na demora da solução, fazendo com que o cliente sofra por mais tempo com uma situação que pode, inclusive, influenciar nos lucros.
Logo, a melhor maneira de resolver o cenário é contar com canais de comunicação efetivos com todos os envolvidos. E, diferente do que muitos pensam, a opção indicada não é o WhatsApp. Isso porque softwares de gestão de facilities, como o ArenaGO, oferecem um local exclusivo para essa troca de informações. Assim, líderes, parceiros e funcionários podem acompanhar o andamento das atividades até mesmo com fotos.
2. Falta de controle das horas extras
Chegar em um atendimento e perceber que ele demorará além do que esperado ou precisar exceder o tempo de trabalho por sobrecarga. Esses são dois exemplos de contextos comuns na rotina da equipe e têm o mesmo resultado: o acúmulo de horas extras no banco dos colaboradores.
Porém, do lado do gestor, que fica dentro da companhia, é difícil visualizar o período extra. Como saber a exata hora que o funcionário finalizou as atividades? Como não se perder na hora de organizar esses números? Sem um software de gestão de facilities é quase impossível.
Agora, com plataformas digitais, o cenário muda. É possível controlar as horas extras em detalhes e ainda diminuir 98% dos problemas relacionados a esse assunto. Esses dados foram extraídos diretamente dos clientes do ArenaGO e comprovam sua eficiência.
3. Trabalho invisível
Bom, você já deve saber que empresas focadas em atividades-meio precisam tirar as adversidades do campo de visão do cliente. Ou seja, um maquinário não deve estragar, um ambiente não pode estar sujo ou com falhas de segurança, por exemplo. Diante desse cenário, fica fácil entender por que o trabalho, mesmo que árduo, pode parecer invisível. Não é à toa, já que tudo ocorre perfeitamente para que a equipe possa trabalhar.
O lado negativo é que, se você não se esforçar para mostrar os resultados, o seu parceiro não perceberá. Para isso, o software de gestão de facilities é o seu melhor amigo. Ele apresenta dashboards com dados relevantes para o seu negócio. Clientes que mais abrem chamados, atividades com mais ocorrência, acompanhamento online do SLA e muitas outras opções. São todas as informações que se deve ter em mãos para provar a utilidade do contrato com o seu negócio e a qualidade dos serviços.
4. Não controlar as demandas
O gestor deve saber na ponta da língua o que acontece na organização e isso inclui estar por dentro das tarefas. Quais clientes estão com solicitação em aberto, quem são os colaboradores designados para resolver e o status de cada uma delas. Além disso, acompanhar o relatório de encerramento das atividades para saber se elas foram finalizadas com sucesso é essencial.
Contudo, fazer esse monitoramento sem um local em que as demandas estejam organizadas e centralizadas é bem difícil. Aqueles que ainda se opõem ao software de gestão de facilities, indo contra a maré, acabam utilizando aplicativos de troca de mensagens, por exemplo. Porém, na prática, ele cria mais bagunça do que realmente ajuda.
5. Desorganização da frota
Se tem um ativo que é indispensável em empresas de facilities é a frota. São os veículos que permitem a agilidade da equipe de campo no atendimento ao cliente. Porém, assim como o maquinário do parceiro precisa de manutenção, o seu também precisará.
Por isso, é fundamental ter controle total dos automóveis ― o que só uma plataforma digital pode oferecer. Desde quando falamos de consumo de combustível até as verificações de multas, renovação de documentos, acidentes, seguros e revisões frequentes. Assim, evita-se paradas no meio da estrada e os atrasos na programação de atividades.
6. Serviços mal executados
Um software de gestão de facilities impacta na qualidade das tarefas da operação? Sem dúvidas! Ele entrega agilidade e uma perspectiva total do gestor sobre as tarefas e o desempenho dos funcionários. Mas, igualmente, ajuda em outro ponto crucial: os esquecimentos.
Ao invés do técnico confiar apenas na memória para executar um serviço ou em uma ordem de serviço em papel, ele tem um checklist personalizado. Tudo isso dentro da ferramenta. É basicamente um roteiro que deve ser seguido para eliminar erros e garantir a satisfação do cliente.
Para finalizar, é interessante ressaltarmos que os lucros, do mesmo modo, ganham com a tecnologia. Leia nosso outro conteúdo que explica como vender mais com o ArenaGO e descubra como!
