Quem trabalha na área de gestão de facilities sabe na ponta da língua: se o serviço não for bem apresentado, pode passar despercebido. Afinal, a sua função é fazer os problemas serem reduzidos significativamente ou resolvidos tão rapidamente que não impactem na rotina. Ou seja, quando um equipamento está em ordem ou a limpeza está impecável, o cliente tende a esquecer do trabalho. Agora, nos casos em que você utiliza o relatório da equipe de campo, dificilmente essa situação se torna realidade.
Não é à toa, já que traz as principais informações sobre a realização de uma solicitação. Além disso, pode ser enviado ao seu parceiro automaticamente. Logo, ele sempre será atualizado sobre a eficiência que o seu contrato oferece para o negócio.
Contudo, esse não é o único motivo para iniciar essa prática. Abaixo, entenda as vantagens do relatório da equipe de campo e como apresentá-lo de forma assertiva. Com essas informações, você já poderá adotar mudanças na sua empresa no dia seguinte. Veja mais!
Entenda o que deve compor o relatório da equipe de campo
Em resumo, o relatório da equipe de campo é um documento que comprova a execução das demandas para o cliente. Ele pode ser criado de maneira mais ultrapassada, diretamente no papel ou em planilhas. Mas também em softwares de gestão operacional que são a alternativa mais moderna do mercado.
Entre seus objetivos está a validação do serviço junto ao parceiro. E, claro, a criação de um histórico para ser consultado futuramente. Ademais, auxilia a entender o rendimento da equipe. Isso porque trará informações como duração do atendimento e pontos verificados durante a visita. Assim, você pode entender se os colaboradores estão trabalhando corretamente, quais são os desafios e onde aplicar melhorias.
Para que esses benefícios se tornem reais, é preciso preencher o relatório da equipe de campo de modo eficiente. Então, acrescente os principais dados do negócio que receberá o atendimento, bem como data e hora, profissional encarregado e local. Na parte do detalhamento do serviço, é importante adicionar o propósito, como conserto de maquinário ou pintura de parede.
Depois, deixe claro qual o diagnóstico feito pelo técnico. No caso de um reparo em equipamento da produção, é possível dizer que o problema surgiu devido a uma peça sem lubrificação, por exemplo. Adicione ainda, a resolução encontrada, como substituição daquela parte que causou o contratempo. Inclusive, vale inserir o tempo de visita e o período de intervalo entre os ajustes na mesma área ou aparelho. Por fim, crie um formulário de satisfação para que o gestor responda.
Aqui, é interessante ressaltar que as informações podem mudar de acordo com a empresa e com o serviço. Por isso, utilizar checklists personalizados é uma excelente alternativa. Basicamente, é uma lista que guia o atendimento e diminui os esquecimentos. Entretanto, também ajuda na criação desse documento, já que possui os itens pré-determinados.
Saiba como apresentar o relatório da equipe de campo
Mais do que ter os dados anteriores no relatório da equipe de campo, é necessário que ele seja apresentado de forma coerente. Afinal, elementos desorganizados ou sem nexo podem confundir quem receberá, ao invés de mostrar os resultados.
Portanto, lembre-se de criar um documento que seja bonito e ordenado. Disponha os dados de forma lógica, começando pelos principais, passando pelo início do atendimento até o final com o diagnóstico e a solução. Inúmeros elementos são relevantes nesse registro, mas saiba diferenciar o que é e não é necessário. Isso porque, quando existe muito material, algum tópico pode ficar embaralhado ou perdido.
Outro ponto crucial é criar o relatório da equipe de campo personalizado para o seu cliente. Se ele acessar um comprovante genérico, não dará tanto valor quanto a um personalizado. Afinal, o segundo terá a cara da empresa dele e, provavelmente, conversará com a realidade encontrada.
Assim como os seus técnicos precisam seguir os prazos na hora da visita, você também deve cumpri-los para a entrega do registro.O ideal é ter cerca de dois dias do final da demanda até o envio ao parceiro. Dessa forma, você tem tempo suficiente para desenvolvê-lo, sem deixar as pessoas esperando por muito tempo.
Para finalizar, não deixe o relatório da equipe de campo morrer após sua entrega. Utilize os dados apresentados para melhorar a gestão do seu negócio, mostrar oportunidades aos colaboradores e otimizar os processos em conjunto.
Bom, provavelmente você trabalha com revisões frequentes no seu portfólio, certo? Então, leia nosso outro conteúdo que explica como montar um cronograma de manutenção preventiva eficiente. Ele ajudará a melhorar a excelência das atividades e economizar recursos. Acesse e entenda!
