A administração das atividades-meio de um negócio é uma área estratégica e crucial. Porém, nem sempre ela é vista pelos empresários dessa forma. Muitas vezes porque os gestores não conseguem explicar sua importância ou por erros comuns na gestão de facilities. Essas situações, quando não resolvidas, fazem com que a sua companhia seja vista apenas como um gasto ou impedem o crescimento de faturamento.
Por isso, neste conteúdo, explicaremos quais são as principais falhas nesse mercado e como eliminá-las. Assim, você garante um serviço eficaz aos seus clientes e tem certeza que os lucros vão continuar aumentando. Confira!
Conheça os erros comuns na gestão de facilities e saiba como evitá-los
Fugir das inovações, não possuir um calendário de atendimentos e ficar preso em burocracias são alguns dos erros comuns na gestão de facilities. Abaixo, listaremos todos eles detalhadamente. Veja mais!
1. Falta de planejamento
Apagar incêndios na gestão de facilities deve ser uma tarefa exclusiva dos equipamentos de proteção que você instala nas empresas e não do seu time. É inviável que seus técnicos não tenham uma rotina e vivam resolvendo urgências. Até porque, se essas demandas inesperadas continuam surgindo, é porque não foram bem executadas anteriormente.
Essa falta de planejamento é um dos principais problemas da área. Sem um software de gerenciamento operacional, os gestores têm dificuldade de estabelecer um cronograma de atendimentos. Logo, o dia a dia não tem previsibilidade, nem de atividades, nem de faturamento.
O ideal é criar uma rotina em que exista um espaço para improvisos, mas com as solicitações organizadas. E, claro, incluindo a manutenção preventiva para evitar qualquer adversidade que possa vir a aparecer. Dessa forma, você ganha um time alinhado, com comunicação efetiva e caminho descomplicado para alcance dos objetivos do seu negócio.
2. Desconhecer o cliente
É impossível oferecer um trabalho excelente e personalizado se você não conhece seu parceiro. Isso quer dizer que será necessário saber mais do que seus dados cadastrais.
Tenha históricos para entender os desafios encontrados nos maquinários ou em telecomunicações. Saiba as metas financeiras e pense nas formas que a sua empresa pode ajudar a alcançá-las. Colha feedbacks para entender o nível de satisfação dos atendimentos. Tenha em mãos todas as informações exigidas para criar um bom relacionamento, manter os contratos e oferecer uma entrega de qualidade.
3. Deixar os serviços passarem despercebidos
As áreas da companhia que contam com o trabalho dos seus técnicos precisam passar longe de problemas. Mas isso não significa que o serviço deve passar despercebido. Crie estratégias para que seu cliente entenda que não há mais problemas na fábrica porque você previu todos os riscos e solucionou os contratempos. Deixe claro como o aumento de produtividade também é uma conquista dessa parceria.
Para cumprir esse propósito, é interessante reunir dados que comprovam a excelência da sua equipe de campo. O quanto as falhas diminuíram, a agilidade na resposta e a diminuição de custos com manutenções, são ótimas opções. Agora, para obter esses dados, é importante operar lado a lado com plataformas criadas para este segmento.
4. Gerar burocracia
O mundo está cada vez mais rápido e quem não acompanhar esse ritmo pode perder espaço no mercado. Por isso, um dos erros comuns na gestão de facilities é implementar milhares de processos e gerar burocracia, ao invés de facilitar o dia a dia.
Afinal, quando sua empresa é chamada para uma demanda, o parceiro não poderá esperar muito tempo para ser atendido. Provavelmente aquela situação está gerando uma série de complicações, como atrasos nas entregas, ociosidade ou gastos gigantescos.
Então, atender com agilidade deve ser um dos focos do seu time. Inclusive, uma maneira de executar essa tarefa é otimizando as rotas para ganhar tempo e incluir um número maior de obrigações. Tudo isso, sem sobrecarregar os técnicos e controlando as horas extras.
5. Ignorar a criação de metas
Não há como saber se você chegou a um destino se não defini-lo antes da viagem. Da mesma forma, é difícil atingir objetivos que não foram determinados ou compartilhados com seus funcionários. Portanto, desenvolver metas e incluir todos na busca por elas é fundamental.
Uma ideia é criar propósitos para a sua empresa, como faturamento ou número de contratos, mas também para seus clientes. Por exemplo: você pode definir que, até o fim do ano, as falhas repentinas em máquinas diminuirão 20%. Só lembre de acompanhar esse número ao longo do tempo e criar táticas para atingi-lo incluindo todos os envolvidos.
6. Ignorar a tecnologia
As inovações não surgiram apenas para assistirmos filmes sem precisar de uma locadora ou viajarmos sem sair de casa. A tecnologia é indispensável dentro de todas as empresas que desejam continuar crescendo. E, um erro comum na gestão de facilities, é ignorar essa afirmação.
Não é à toa, já que as inúmeras novidades nesse mercado geram redução de despesas, aumento de lucros e rapidez. Uma boa forma de ilustrar é com os softwares de gerenciamento. Eles possuem funcionalidades que ajudam a controlar a equipe externa, melhorar a comunicação e acompanhar indicadores.
Além disso, é possível verificar o desempenho dos funcionários, criar ordens de serviço digitais e atualizar as demandas mesmo sem internet. Sem falar nos checklists personalizados que guiam o trabalho dos técnicos e aumentam o nível da entrega.
Para entender mais sobre esse assunto, confira nosso outro conteúdo que explica como funciona um software de gerenciamento de serviço de campo. Boa leitura!
