Se tem um problema que causa muita dor de cabeça nos gerentes são os defeitos inesperados no maquinário. Tanto quando falamos de ares-condicionados ou de ativos indispensáveis na produção. Por isso, a principal responsabilidade de um negócio de gestão de facilities é garantir que esse cenário seja praticamente eliminado. Criar um cronograma de manutenção preventiva é uma das melhores maneiras de cumprir esse propósito. Além disso, ele auxilia a aumentar a satisfação do cliente e entregar trabalhos de alto nível.
Abaixo, explicaremos o que é esse cronograma e mostraremos como construí-lo na sua companhia. Confira!
O que é um cronograma de manutenção preventiva?
É inviável para qualquer empresa que um aparelho fundamental para a atuação dos colaboradores pare de funcionar por muito tempo. Afinal, a perda de produtividade e de dinheiro são consequências diretas dessa situação. Logo, o parceiro de gestão de facilities deve garantir que todas as áreas estejam funcionando em perfeito estado. E, para isso, o cronograma de manutenção preventiva é crucial.
Em resumo, é uma maneira de analisar todos os ativos para evitar que falhas inesperadas ocorram. Assim, ao invés de apenas “apagar incêndios” resolvendo demandas urgentes, os ajustes necessários são realizados com antecedência.
O problema é que, muitas vezes, os gestores preferem deixar essa prática de lado por acreditarem que é um investimento irrelevante. Ou, até mesmo, por não entenderem o tamanho das adversidades que podem surgir a partir de pequenas irregularidades.
Mas, na verdade, os custos aplicados aqui são irrisórios quando comparados aos de substituições de peças ou equipamentos por defeitos que poderiam ser evitados. Ademais, é possível planejar as revisões para serem executadas em períodos de maior ociosidade.
Portanto, sua companhia, como responsável por essa função, deve deixar clara sua importância para o cliente. Lembre-se de destacar benefícios como o aumento de desempenho e a economia. E, para a sua equipe de campo, essa ainda é uma maneira de organizar as visitas, diminuir retrabalho e possuir uma rotina mais inteligente.
Como construir um cronograma de manutenção preventiva eficiente?
Criar um cronograma de manutenção preventiva é um desafio para os gestores. Isso porque muitos fatores devem ser considerados para que ele seja executado de forma fluida.
Dessa maneira, as etapas descritas abaixo englobam tudo que deve constar no documento para que líderes, colaboradores e parceiros estejam alinhados e satisfeitos. Leia abaixo e entenda!
1. Crie um plano com objetivos
O primeiro passo para construir um cronograma de manutenção preventiva é desenvolver um planejamento que contenha os objetivos dessa atividade. Dessa forma, ao final do projeto, você conseguirá entender se ele gerou os resultados esperados inicialmente.
Um bom exemplo de meta é definir que as despesas com consertos esporádicos diminuirão em x%. Ainda, pode-se determinar que o tempo de interrupção da produção por falhas no maquinário deve reduzir uma porcentagem específica. Esses valores precisam considerar o cenário atual e onde você quer chegar. Aqui, vale descrever um resumo do projeto, contando com todos os envolvidos e as fases necessárias.
2. Faça um inventário de todos os equipamentos
Antes de colocar a mão na massa e indicar os ajustes dos ativos, é preciso realizar um inventário de todos que estão disponíveis na empresa. Assim, pode-se evitar que algum seja esquecido e cause problemas mais tarde.
Então, informe suas quantidades e tipos, incluindo marca e modelo. Número de série e de identificação são igualmente essenciais, bem como as especificações detalhadas e as localizações fixas. Por fim, documente o estado dos equipamentos para que, depois, possa priorizar as demandas no cronograma de manutenção preventiva considerando a condição de cada um.
3. Indique as tarefas que precisam ser realizadas
Neste estágio, conhecendo a situação de cada máquina, é preciso indicar quais ajustes, consertos ou verificações precisarão ser realizados. Tanto quando falamos dos que serão incluídos na rotina quanto os emergenciais para resolver um problema pontual encontrado.
A definição dos procedimentos precisa partir do histórico do ativo, mas também das recomendações do fabricante. Outro ponto interessante é ouvir a experiência do profissional e o dia a dia do operador.
O técnico deve apontar qual a frequência que essas atividades precisam ser executadas e o tempo de duração. Logo, no cronograma de manutenção preventiva, é possível determinar as datas com assertividade. Para finalizar, outra informação que ajuda a otimizar essa atividade é incluir uma lista de ferramentas ou outros recursos que serão utilizados em cada reparo.
4. Planeje um calendário de manutenção preventiva
Organizar as demandas oriundas do plano de manutenção é uma função que deve ser realizada com muita atenção e eficácia. Afinal, é ele que determinará o trabalho da equipe externa e a satisfação do cliente.
Então, antes de adicionar as novas tarefas, considere as que já estão acumuladas na lista dos seus colaboradores. Nesse momento, é fundamental lembrar que a produtividade dos técnicos não é a mesma do tempo trabalhado.
Se o expediente dura 8 horas por dia, esse tempo é dividido entre diversas funções. O período de deslocamento, a obtenção de ferramentas, as instruções para os operadores e a produção em si são alguns exemplos. Sem contar nos momentos de ociosidade, ansiedade por sobrecarga ou atrasos.
Tendo esses fatores em mente, programe quando cada ação será executada por ordem de prioridade e de investimento. Logo, se um equipamento não está funcionando, precisa ser consertado antes de outro com baixo rendimento. Os que geram maiores despesas quando paralisados, do mesmo modo, devem sair na frente.
5. Analise os indicadores
Sabe aquele objetivo que traçamos lá no primeiro item? É nessa parte que você entenderá se ele será alcançado ou não. Por isso, analisar os indicadores é fundamental para mostrar a eficiência da parceria e os benefícios que seu time já gerou. Uma ferramenta que auxilia bastante é o software de gestão operacional.
Se as metas foram atingidas, avalie o cenário e quais melhorias podem ser realizadas para o próximo ciclo. Se não, veja onde as falhas ocorreram e planeje com mais assertividade.
Agora, o passo seguinte é entender como vender a manutenção preventiva. Leia nosso outro conteúdo e saiba em detalhes!
