Todo e qualquer fornecedor deve passar por uma curadoria minuciosa antes de ter o negócio fechado. Afinal, ele será responsável por suprir uma necessidade que, se houver erros, pode comprometer a entrega ao cliente. Seja quando falamos de produtos ou de serviços. No caso das plataformas digitais, isso não é diferente. Muitos gestores têm dúvida sobre como escolher o software de gestão operacional e é isso que vamos ensinar a fazer hoje neste conteúdo.
A seguir, veja quais são os 6 principais pontos que você deve se atentar na hora da decisão. Boa leitura!
Entenda como escolher o software de gestão operacional na sua empresa de facilities
Saber reconhecer um bom software é fundamental para bons resultados. Por isso, é preciso observar todos os aspectos, desde o suporte até o valor e os atributos técnicos como armazenamento em nuvem. Abaixo, explicaremos o que se deve perceber na hora da contratação. Veja mais!
1. Tenha em mente as exigências da companhia
O primeiro passo para saber como escolher o software de gestão operacional é não ter dúvidas do que a companhia espera dessa tecnologia. Algumas exigências são óbvias, como otimizar tarefas, criar checklists personalizados dos atendimentos ou um canal de comunicação eficiente entre todos os envolvidos.
Mas, avaliando os processos internos e externos, é possível enxergar outros desafios que alternativas como o ArenaGO podem resolver. Um bom exemplo é a diminuição de custos. Muitas vezes é difícil encontrar gargalos e conseguir reduzir despesas. Contudo, até os gastos com multas e manutenção da frota são cortados significativamente nesses casos.
Essa etapa é importante para listar os tópicos que são indispensáveis no parceiro. Logo, é raro fazer acordos que sejam insatisfatórios depois.
2. Confira quais as integrações disponíveis
Um bom sistema de gestão de facilities já centraliza grande parte das funcionalidades. Como gestão de estoque, dos veículos, das demandas, controle das finanças dos colaboradores e até treinamentos. E, claro, as ordens de serviço digitais.
Porém, como é focado nas atividades-meio, algumas integrações devem ser realizadas para que as informações fiquem unificadas e o trabalho seja ágil. Normalmente, estão relacionadas a atividades burocráticas.
Portanto, verifique se há possibilidade de conectar com plataformas em que você controle o fluxo de caixa do negócio ou mesmo um CRM. Assim, garante-se uma visão holística da companhia.
Leia no blog: Software de gestão de facilities: quais são os prós e contras?
3. Veja se é possível escalar os serviços
Toda empresa do ramo busca crescer e aprender a vender mais. Então, é inviável adquirir uma plataforma que não acompanha os resultados positivos que virão.
Um dos pontos cruciais para escolher o software de gestão operacional é entender sua capacidade de escalabilidade. Isso quer dizer que não faz sentido uma companhia pequena precisar pagar um valor alto por uma plataforma que atende apenas grandes negócios.
O contrário também é preocupante. Se o sistema atender somente organizações menores, ficará complicado utilizá-lo no momento em que a demanda aumentar.
No ArenaGO, os planos que abrangem tanto quem está começando agora quanto aqueles que já são experientes no mercado. Isso porque separamos por número de usuários e de módulos. Dessa forma, conseguimos garantir que o seu investimento será adequado ao seu momento.
4. Atente-se às características gerais do software
O que queremos dizer ao citar características gerais? É tudo aquilo que o software deve entregar de forma básica. Atualizações em tempo real, armazenamento em nuvem e facilidade de uso, por exemplo.
Isso porque ninguém contrata uma plataforma tecnológica para continuar precisando que a equipe de campo volte à empresa para contar sobre o atendimento. O ideal é que todos possam modificar os dados e, simultaneamente, as outras pessoas recebam as informações necessárias. Inclusive, quando não há internet.
O mesmo acontece com o armazenamento em nuvem. Arquivar históricos, ordens de serviço e outros documentos importantes em papel ou dentro de um computador é coisa do passado. Essa prática abre espaço para extravios e erros humanos. Por isso, salvá-los diretamente na internet, com proteção contra golpes, é a melhor alternativa.
Por fim, lembre-se de procurar por ferramentas que não compliquem a utilização. Milhares de menus e de opções podem mais atrapalhar do que ajudar. Intuitividade e facilidade no uso são essenciais.
5. Verifique a qualidade do suporte
Não dá pra ficar na mão na hora em que o time pede ajuda, não é? Até porque é comum surgirem dúvidas de como realizar uma função ou qual a utilidade de determinado menu.
Logo, um dos fatores de como escolher o software de gestão operacional é ter certeza de que haverá um suporte rápido e de alto nível. Seja para responder suas perguntas ou resolver algum problema com urgência.
6. Valor
Boas negociações são indispensáveis para uma companhia ter lucro. Contudo não vale a pena se basear apenas no valor para tomar uma decisão nesse cenário.
Não é à toa, já que opções gratuitas são limitadas e não personalizam de acordo com a sua companhia. Assim como alternativas muito baratas podem trazer um número maior de problemas do que soluções.
O caminho ideal é encontrar o melhor custo-benefício entre um preço que sua empresa pode pagar e que entregue todas as funcionalidades exigidas. Aqui, é extremamente importante visualizar o software como um investimento, afinal ele oferecerá mais produtividade e diminuirá despesas.
Agora que você já sabe como escolher o software de gestão operacional, chegou o momento de dar o próximo passo. Solicite uma demonstração gratuita no ArenaGO e veja na prática como podemos ajudar. Te esperamos!
