Comentamos muito aqui no blog sobre o acompanhamento da equipe de campo como um ponto fundamental para uma gestão de facilities de qualidade. Contudo essa não é a única área que o gestor deve acompanhar de perto para ter um negócio lucrativo. O gerenciamento de frotas, se eficiente, evita custos desnecessários e ajuda a aumentar a produtividade.
Neste conteúdo, abordaremos os problemas comuns nesse ponto e ensinaremos como resolvê-los. Leia abaixo e entenda!
Quais são os problemas mais encontrados no gerenciamento de frotas?
O time que atua fora da companhia já precisa lidar com uma série de desafios na rotina. Trabalhar em locais sem internet, trabalhar em grandes alturas para a manutenção predial e lembrar dos itens necessários em uma revisão sem checklist personalizado. Sem contar as milhares de horas extras que costumam fazer parte da rotina.
Essas adversidades citadas têm solução, assim como um gerenciamento de frotas que vem causando dor de cabeça. A seguir, mostraremos quais são as dificuldades mais comuns nessa área para você resolvê-las de forma simples. Veja mais!
1. Falta de manutenção preventiva
Aquele ditado “casa de ferreiro, espeto de pau” não pode se aplicar aqui! Se você indica que seus clientes façam manutenção preventiva dos equipamentos, precisa atuar da mesma forma na sua empresa. Principalmente quando falamos dos veículos que refletem diretamente na rotina da equipe externa.
Deixar as revisões em dia evita acidentes, afinal o automóvel estará em perfeito estado para se deslocar pela cidade. Além disso, diminui os custos inesperados com peças ou consertos significativos. Sem contar que ajuda a evitar atrasos ou ociosidade porque o colaborador precisou ficar parado na estrada por problemas técnicos.
A tecnologia é uma grande aliada para manter esse ponto em conformidade. Isso porque com softwares como o ArenaGO é possível agendar as manutenções e, automaticamente, será notificado da data que elas precisam ser realizadas.
2. Desconsiderar o controle dos veículos
O carro é um ativo extremamente relevante para a empresa de facilities. Em primeiro lugar, por sua função no dia a dia, mas também pelo valor que custam para o fluxo de caixa. Logo, ter controle total de todos eles é uma das principais funções do líder.
É necessário ter, de uma forma fácil de acessar, uma lista com todos os veículos. Modelo, ano, acessórios e o condutor que normalmente é responsável por ele são alguns dos dados cruciais.
Ter essa descrição em uma folha ou em planilhas é possível, mesmo que seja contraindicado e abra muito espaço para erros. O ideal é contar com softwares de gestão operacional que armazenam essas informações de um jeito simples e seguro.
3. Não acompanhar as multas, sinistros e taxas
Quem trabalha com gerenciamento de frotas já sabe: é impossível não existir uma multa ou sinistro em algum momento. Seja por autoria do condutor, que não estava prestando atenção o suficiente, ou por um mau comportamento de terceiros.
Independentemente da situação, administrar esses problemas, assim como as taxas exigidas pelo governo, é essencial. No caso das penalidades por excesso de velocidade ou por um farol desligado, por exemplo, a vantagem do acompanhamento está na diminuição de gastos. Quando o valor é liquidado antes do prazo, a empresa obtém um bom desconto.
Já no caso dos sinistros, a atenção precisa ir além do financeiro. Se um acidente acontecer, mais do que ter uma estratégia para substituí-lo e não ter desfalques, é preciso acionar o seguro. Ademais, vale conhecer a atuação do motorista e orientá-lo para que a situação não volte a ocorrer. Por fim, essa fiscalização evita atrasos no IPVA, que precisa estar em dia para que seus técnicos não fiquem presos em blitz.
Você já deve imaginar que exercer essa atividade manualmente gera um trabalho gigantesco. Por isso, contar com softwares é a melhor opção para ter assertividade e agilidade nesses processos.
4. Gastos desorganizados
Nenhuma empresa consegue crescer e escalar os serviços se não tiver as receitas e despesas organizadas. E, no caso do gerenciamento de frotas, isso não é diferente.
Sabemos que a manutenção preventiva exige certo investimento, logo, ele precisa estar previsto no orçamento. Bem como os gastos com gasolina, troca de óleo e outros acessórios fundamentais para a utilização dos carros.
Outra vez, o ArenaGO, software criado especialmente para a gestão de facilities, é a solução. Com ele, você tem controle total desses pontos e consegue, inclusive, acompanhar os colaboradores como pontos no mapa, em tempo real.
Assim, você consegue controlar custos, manter a vida útil dos equipamentos e entender melhor as rotas escolhidas. Se estudá-las estrategicamente, pode encontrar formas de chegar mais rápido ao cliente e economizar combustível.
Para finalizar, já que falamos tanto do apoio da tecnologia e do ArenaGO, que tal se aprofundar neste tema? E, de quebra, compreender as vantagens de um sistema para a sua empresa? Veja quais são os prós e contras de um software de gestão de facilities em nosso outro conteúdo no blog. Até mais!
