A redução de papel por meio da ordem de serviço digital é uma prática que traz inúmeros benefícios para as empresas de facilities. Antes de falar dos mais diretos, vale citar os impactos no meio ambiente. Afinal, além desse material precisar se decompor, ele também utiliza inúmeros recursos, que, infelizmente, são escassos, para ser produzido. Madeira, milhares de litros de água e grande quantidade de energia são alguns deles.
Contudo, a necessidade de uso da tecnologia não se limita à sustentabilidade. Nesse caso, a tecnologia também auxilia a diminuir custos, ganhar agilidade e assertividade em cada demanda.
Se você deseja que a sua companhia seja moderna e se mantenha competitiva no mercado, deve dominar esse assunto e colocar as mudanças em prática. Para entender a fundo sobre o tema, leia o texto abaixo!
Ordem de serviço digital: saiba como esse recurso pode ajudar a diminuir o uso de papel na sua empresa
O registro das atividades-meio em papel, mesmo obsoleto, ainda é comum nas companhias do ramo. Muitos gestores não se dão conta que diversos problemas na administração da empresa são decorrentes dessa situação. A equipe de campo conseguir atualizar uma tarefa finalizada apenas voltando à empresa, informações ilegíveis no documento e extravio deles são bons exemplos.
Além de uma dor de cabeça, esse cenário abre espaço para a insatisfação do cliente. Não é à toa, já que fica difícil acompanhar o status das atividades, padronizar a qualidade dos serviços e possuir um histórico do trabalho realizado.
Aqui, a ideia não é que esse registro seja deixado de lado e sim que ele aconteça com a ajuda da tecnologia. A ordem de serviço digital é realizada dentro de softwares de gestão operacional, como o ArenaGO.
Lá, é possível adicionar todas as informações necessárias para entender o que ocorreu durante o serviço. Data, hora e local do atendimento, qual o problema relatado, o que o técnico encontrou, qual foi o seu diagnóstico e a solução. Além disso, pode-se adicionar imagens de antes e depois e criar um questionário para que o colaborador responda.
E onde eles ficam armazenados? No local mais seguro para salvar qualquer arquivo atualmente: na nuvem. Todos os documentos ficarão em pastas on-line com a proteção de bancos de dados eficientes. Sem contar que permitem acesso a qualquer hora e em todos os lugares, desde que liberado pelo líder.
Conheça os benefícios da ordem de serviço digital
Já citamos alguns ao longo do texto, mas vale frisar as vantagens da ordem de serviço digital para que não existam dúvidas ao implementá-la. Em primeiro lugar, ela executa o que é proposto neste texto: eliminar o papel. E, por consequência, as dificuldades trazidas por ele. Então, esqueça aquela história de armazenar milhares de pastas com documentos e acumular poeira.
Depois, um benefício muito valioso para qualquer negócio: a economia de dinheiro. As idas de vindas causadas pelo retrabalho custam diretamente ao caixa da empresa. Seja quando falamos das horas perdidas dos funcionários ou do gasto de combustível. E, esses problemas, muitas vezes são causados pelo uso do papel ao invés da ordem de serviço digital.
Ademais, a ordem de serviço digital também auxilia a ganhar agilidade. Afinal, em vez de perder tempo relatando de forma manual o que aconteceu em uma visita, o técnico só atualizará a plataforma com informações predeterminadas. Tudo isso acontece em poucos minutos e direto em um aplicativo que funciona até sem internet.
Diminuir erros por falta de entendimento dos dados ou perda do documento também são ganhos trazidos nesses casos. Agora, talvez você pense: mas será que um período tão longo é utilizado para encontrar os registros? A resposta é sim! Uma pesquisa da McKinsey mostrou que os trabalhadores perdem, diariamente, cerca de 1,8 horas procurando papéis.
Entretanto, reduzir as folhas não é o único ponto positivo de utilizar um software de gestão de facilities. Possuir um melhor acompanhamento dos colaboradores, monitorar gastos com a frota e ganhar eficiência operacional também são muito válidos. Bem como o controle de horas extras e o planejamento das demandas com assertividade.
Saiba como começar a usar a ordem de serviço digital
As empresas que desejam escalar os serviços e continuar crescendo são praticamente obrigadas a aderir a essa inovação. Uma das partes mais interessantes é que não é uma tarefa trabalhosa.
Ao começar a utilizar uma ferramenta digital, os seus colaboradores perceberão como a rotina fica fácil. E, então, ficarão felizes com a novidade. Já você, como gestor, terá mais tempo para pensar estrategicamente e as chances dos lucros aumentarem são grandes.
Para começar a usar a ordem de serviço digital, é simples: solicite uma demonstração gratuita no ArenaGO! Somos um software de gestão de facilities criado por profissionais experientes que entendem na prática quais são as adversidades encontradas. Esperamos você!
