Se você acha que ferramentas digitais são apenas para grandes organizações, neste conteúdo, vai descobrir que a realidade não é bem essa. A tecnologia é capaz de colaborar com companhias de qualquer porte e aqueles que preferem ignorar essa afirmação acabam perdendo espaço no mercado. Por isso, um software de gestão de facilities para empresas é fundamental. Ele auxiliará a manter seu serviço competitivo em relação aos concorrentes, além de diminuir despesas e aumentar o desempenho dos funcionários.
Aqui, explicaremos os motivos para essa contratação ser tão vantajosa. Assim, você consegue compreender na prática que, mesmo com um número menor de atendimentos, um gerenciamento detalhado e assertivo é crucial. Leia abaixo e entenda!
Entenda as vantagens de utilizar um software de gestão de facilities para empresas de portes diversos
Engana-se quem pensa que, por possuir poucas demandas, os negócios pequenos não precisam da ajuda da tecnologia para operar. Na verdade, se a meta é expandir, ela se torna essencial.
Isso porque ela auxilia a escalar os serviços, padronizar atendimentos e aumentar a produtividade e satisfação dos clientes. Além disso, é uma maneira de visualizar custos, otimizar processos e sugerir aumento de contrato aos parceiros.
Na lista abaixo, apresentaremos os principais motivos para adotar um software de gestão de facilities para empresas. Leia e entenda!
1. Padronização e escalabilidade dos serviços
Um dos pontos mais importantes para uma organização crescer é possuir serviços escaláveis. Para isso, padronizá-los é essencial. Quando falamos do ramo de facilities, uma maneira eficiente de atingir esse objetivo é criando atividades padronizadas para cada tipo de atendimento.
Basicamente, é um checklist que ajuda o técnico a não esquecer de todos os itens que precisam ser ajustados ou verificados. Ele mostra os passos para realizar uma manutenção preventiva ou corrigir problemas em maquinários específicos, por exemplo.
E o melhor é que, no caso do ArenaGO, você pode personalizar o checklist de acordo com suas necessidades. Assim, com as atividades padronizadas e adaptadas a sua realidade, a execução das tarefas fica mais assertiva e com melhor qualidade.
Além disso, os indicadores (que falaremos em detalhes abaixo), são essenciais para identificar o momento de aumentar a equipe. Dessa forma, você consegue realizar essa expansão de forma assertiva e utilizar todo o potencial de cada colaborador.
2. Aumento de produtividade
Você sabe dizer quanto tempo sua equipe de campo perde no trânsito? Esse é um problema recorrente de quem trabalha externamente e pode ser resolvido com um software de gestão de facilities.
Afinal, a ferramenta torna fácil a visualização do tempo perdido na estrada e a identificação de rotas efetivas. Assim, mais atendimentos podem ser realizados no mesmo dia, aumentando a produtividade e os lucros como um todo.
Ainda, uma maneira diferente de aumentar o desempenho dos funcionários é utilizar as ordens de serviço digitais. Isso porque não será preciso gastar tempo preenchendo cada uma delas manualmente. Em poucos minutos, as informações necessárias estarão disponíveis online.
Outro tópico que costuma interferir no rendimento dos times são as falhas de comunicação. Um funcionário que não é avisado de uma troca de solicitação ou de um elemento que precisava ser verificado causa retrabalho e gera custos.
Mas, ao lado da tecnologia, essa situação é eliminada. Visto que, dentro da plataforma, existe um canal de comunicação que mantém todos os envolvidos por dentro do que está acontecendo. Assim, gestor, técnico e cliente estão sempre alinhados. A diminuição de esquecimento e falhas durante as visitas, vindas das atividades padronizadas, também contribui nesses casos.
3. Controle de custos
Independentemente do tamanho da companhia, a redução de custos é sempre bem-vinda. Porém, quando falamos de negócios de pequeno porte, esse cenário é ainda mais positivo. Não é à toa, já que o dinheiro no caixa costuma ser menor e, consequentemente, as despesas causam preocupação.
Esse é um dos motivos de um software de gestão de facilities para empresas ser tão indicado. Ele auxilia a visualizar os gastos e identificar formas de diminuí-los.
Se existem altas saídas de determinado produto, o gestor saberá. O mesmo acontece em casos de revisões de equipamentos que podem ter os gastos otimizados, por exemplo.
Ademais, é possível verificar quais parcerias geram um custo maior e entender se esse contrato realmente gera benefícios para a sua organização. Também é possível analisar quais materiais foram empregados nas atividades e enviar ao cliente um relatório com todos os materiais aplicados no trabalho que sua equipe externa já promoveu. Caso os lucros não estejam satisfatórios, você pode sugerir um aumento na remuneração. Para isso, explique o cenário e apresente um relatório com todos os avanços que o trabalho da sua equipe externa já promoveu.
4. Indicadores
Ao longo deste conteúdo, já citamos alguns momentos em que os indicadores são relevantes na rotina de facilities. Talvez você já tenha essa consciência e até acompanhe os números em planilhas. Contudo, essa não é a maneira ideal de monitorar suas métricas.
Um software de gestão de facilities para empresas é a solução recomendada. Isso porque reúne todas as informações que são adicionadas no dia a dia por seus colaboradores e traz insights valiosos para a tomada de decisões.
Clientes com muitas solicitações, número de problemas resolvidos em determinado período e indicadores de SLA são alguns deles. Também é possível acompanhar o rendimento de cada colaborador e controlar horas extras.
Esses e outros dados são indispensáveis para você escolher o rumo da organização. Seja oferecer um novo serviço, abrir uma filial ou contratar uma nova pessoa.
5. Satisfação dos usuários
É claro que a satisfação dos contratantes é a mais significativa e, com certeza, ela chegará ao utilizar uma ferramenta digital. Mas, aqui, não é só o seu parceiro que fica feliz. O software de gestão de facilities para empresas ajuda, igualmente, na relação e no trabalho com os seus colaboradores.
Primeiramente, porque reduz a necessidade de refazer serviços por falhas na comunicação. Em segundo lugar, porque ajuda a monitorar o período trabalhado sem tirar a autonomia fundamental desses profissionais. Além disso, o aplicativo que funciona off-line simplifica o trabalho, assim como todas as funcionalidades da plataforma.
Então, ao lado de um parceiro confiável e experiente, um software trará apenas vantagens para o seu negócio. No ArenaGO, por exemplo, você pode começar com poucos usuários e, assim, investir de acordo com a sua realidade, sem perder todos os benefícios.
Entre em contato com a nossa equipe, tire suas dúvidas e entenda em detalhes como nossa parceria pode funcionar. Esperamos você!
