Fazer mais com menos. Essa frase comum e até clichê é excelente para resumir o que é a eficiência operacional. Na prática, dentro da sua empresa de facilities, significa que você vai conseguir ter uma produtividade maior, com economia de tempo e de recursos.
Para deixar mais claro o que estamos falando, imagine que uma dupla de colaboradores da sua equipe de campo consiga atender três clientes por dia. Isso porque, entre um serviço e outro há o trajeto, a necessidade de voltar a empresa para pegar ferramentas e, até mesmo, o retrabalho. Afinal, não são raras as vezes em que o técnico chega a um local e precisa voltar por falta de informação ou equipamento.
Agora, adotando ferramentas voltadas para a eficiência operacional, esses cenários são eliminados. A capacidade de resolver os chamados pode crescer para seis, por exemplo. Visto que o time terá demandas organizadas, planejadas, com rotas inteligentes e sem falhas de comunicação.
Neste conteúdo, contaremos como elevar a eficiência operacional no seu negócio e ainda mostraremos por que a tecnologia é o caminho para atingir esse objetivo. Leia abaixo e conheça!
Descubra como melhorar a eficiência operacional da sua empresa de facilities
O segredo para ter mais eficiência operacional no ramo das atividades-meio está na tecnologia. É claro que, antes de adotá-la, são necessárias etapas minuciosas de planejamento. Mas, no dia a dia, quem causa a maior transformação é a automatização e o controle em tempo real.
Bom, a primeira etapa deve ser de mapeamento dos processos. Você precisa entender tudo que acontece dentro da sua companhia e como acontece. Essa descrição ajudará a ter uma visão holística de fluxos e colaboradores para detectar gargalos, desafios e oportunidades.
Aqui, você pode descobrir, por exemplo, que muitos funcionários estão fazendo hora extra e que o principal motivo é a demora nos atendimentos. Dessa forma, é preciso investigar o que gera esse atraso e resolver para ganhar eficiência operacional.
Veja no blog: Problemas comuns no gerenciamento de frotas e como evitá-los
Depois, chega o momento de definir metas que dirão se o plano de ação criado na fase anterior está funcionando. Vale lembrar que deve existir um objetivo macro e aquele específico para cada setor, assim, todos podem trabalhar em conjunto.
Por exemplo: a duração dos chamados é maior do que o normal, pois a equipe volante não tem um guia para usar na hora da execução. O plano de ação será criar esse guia, como checklists personalizados para cada atendimento. Então, a meta pode ser diminuir em 15% o tempo com a utilização desse recurso.
A última parte tem foco no tratamento de não conformidades utilizando o ciclo PDCA. Veja a seguir o que significa!
- Plan: perceber a adversidade, corrigir com agilidade, entender a causa raiz e criar uma proposta de correção mais definitiva.
- Do: aplicar as ações sugeridas.
- Check: analisar os resultados das atividades implementadas.
- Act: registrar esse problema nos riscos e oportunidades e, se necessário, realizar alterações para ganhar mais assertividade.
Entenda por que a tecnologia é uma grande aliada para aperfeiçoar a eficiência operacional
No tópico anterior já mostramos como a tecnologia é fundamental para a gestão de facilities e pode auxiliar a produzir mais utilizando menos recursos. Contudo esse não é o único exemplo de como ela é crucial para a eficiência operacional.
Trabalha com manutenção predial? Saiba como deixar a manutenção do elevador mais eficiente
Um dos primeiros pontos a serem citados é a organização das atividades do negócio. É praticamente impossível criar um cronograma com todos os colaboradores, trabalhando de diferentes cidades, manualmente. Afinal, não há inteligência ou automatização para avisar quando uma pessoa já está com a agenda ocupada ou ter uma perspectiva geral.
Além disso, o gestor depende da equipe para obter informações sobre os chamados. Precisa que avisem no WhatsApp ou voltem até a empresa com uma ordem de serviço em papel. Logo, o líder da empresa, que deveria estar à frente das situações, fica refém da rotina. Sem contar que esse vai e vem gera custos de gasolina e tempo de trabalho.
Com uma plataforma digital, esse cenário muda. Os técnicos têm em mãos aplicativos que funcionam sem internet para modificar os dados sobre os atendimentos e todos os envolvidos são atualizados simultaneamente. É possível ter aquele roteiro que comentamos anteriormente para guiar as atividades, adquirir rapidez e eficácia.
Você ainda terá um dashboard com indicadores de toda a companhia. Assim, não há decisão sobre o crescimento do negócio que seja tomada de forma equivocada.
Para se aprofundar mais no assunto, temos uma dica: leia outro conteúdo de nosso blog! O texto “Software de gestão de facilities: quais são os prós e contras?” apresenta os tópicos que você precisa para entender melhor o tema. Veja mais!
