Um dos principais desafios de um gestor de facilities é conseguir enxergar a companhia por todas as perspectivas. Afinal, controlar as demandas, acompanhar os colaboradores e garantir a satisfação dos clientes são apenas algumas de suas responsabilidades.
Mas existem outras obrigações que não são simples de colocar em prática com eficiência. Por isso, neste conteúdo, explicaremos as adversidades comuns nesse ramo e como o administrador deve resolvê-las. Leia abaixo e entenda!
Conheça os principais desafios de um gestor de facilities e saiba quais são as soluções
Só quem vive o dia a dia desse segmento sabe quais são as dores na hora do gerenciamento. São muitas obrigações para dar conta ao mesmo tempo, além de todos os funcionários e clientes. Tudo isso, na maioria das vezes, é resolvido de forma manual e demorada. Mas a vantagem é que existe solução para transformar esse cenário, otimizar processos, escalar os serviços e ganhar faturamento.
A seguir, entenda quais são os desafios de um gestor de facilities e como driblá-los para atingir esses resultados. Acompanhe!
1. Acompanhamento das atividades
Receber solicitações urgentes e ter que enviar um colaborador às pressas para resolver não pode fazer parte da sua rotina. Sabemos que imprevistos acontecem, mas sua empresa deve trabalhar para que exista um planejamento claro com espaço para emergências. Dessa forma, elimina-se um dos mais preocupantes desafios de um gestor de facilities: a falta de controle do que acontece dentro e fora da companhia.
Logo, uma das funções básicas desse profissional é direcionar a equipe de campo de forma assertiva. Isso porque os colaboradores precisam de um líder que indique suas tarefas e observe seus rendimentos. Para isso, é preciso acompanhar as demandas e estar atento a qualquer mudança que aconteça em tempo real. Ou seja: a gestão operacional deve ser impecável.
A melhor forma de atingir esse objetivo é com planejamento e tecnologia. Crie um cronograma com as atividades de um determinado período (mês ou semana, por exemplo) e delegue aos técnicos que mais se adequam a solicitação. Lembre-se de considerar suas habilidades para os serviços.
Mas não é o único que auxilia nessa etapa. Com plataformas digitais, tudo que acontece na companhia é rastreável, desde os processos até as pessoas. Quando falamos do time, é possível visualizá-los como pontinhos no mapa para entender em quais clientes estão. Além disso, você pode adicionar fotos, data e hora da visita e informar tudo que ocorreu. Assim, você não deixa passar nenhum detalhe importante.
2.Controle de horas extras
Monitorar a produtividade da equipe externa também é um dos desafios de um gestor de facilities. Não é à toa, já que ela não acontece da mesma forma que os funcionários de um escritório que batem o ponto nos horários de entrada e saída. Aqui, vale mais a pena priorizar a logística do que a fiscalização do expediente dentro da companhia.
Contudo, isso não quer dizer que essa é uma função que deve ser deixada de lado. Na verdade, entender o desempenho de cada pessoa é crucial para programar as atividades e perceber quando a equipe precisa de um novo indivíduo. Bem como reorganizar tarefas para que não tenham pessoas ociosas enquanto outras estão sobrecarregadas.
Diante desse cenário, a solução é, novamente, operar ao lado da tecnologia. Com ela, você poderá entender se um colaborador está fazendo hora extra porque está levando um tempo excessivo nos atendimentos ou porque existem muitas demandas. Em contraste, verifique os motivos da ociosidade de determinados técnicos.
Os softwares que fazem o controle de horas extras automaticamente evitam que você precise gerenciar essas informações manualmente e ainda garantem que elas estarão corretas. Com o ArenaGO, aproximadamente 98% dos problemas relacionados a esse tema são eliminados.
3. Monitoramento da qualidade dos serviços
É impossível saber se um serviço foi realizado com excelência se você não for até o parceiro junto com a equipe externa, correto? Errado! Com os checklists personalizados, você pode criar um guia que direciona cada função e garante que todas as etapas sejam realizadas sem erros.
O interessante é que você pode adaptar esse “mapa” para cada tipo de demanda. O que precisa ser verificado na manutenção preventiva de um ar-condicionado? E quando falamos do maquinário da produção? Ter essa lista em ordem ajudará a impedir esquecimentos e aumentar a satisfação com os clientes.
Em uma ferramenta digital, você já recebe esses roteiros com itens padrões e personaliza de acordo com a realidade do seu negócio. Depois, pode-se verificar se todos estão em ordem.
4. Falhas na comunicação
Se tem um problema que gasta tempo e dinheiro da sua empresa é o retrabalho. Os colaboradores precisam dedicar horas para refazer uma função que já deveria estar pronta. Sem contar que atrapalha a reputação da companhia com o parceiro. E um dos principais motivos dessa complicação são as falhas de comunicação.
Uma organização com vários funcionários já sofre com essa situação normalmente. Agora, quando uma parte do time precisa atuar fora do local físico, isso tende a piorar. Afinal, se um cliente cancela a solicitação ou muda alguma informação, o técnico pode não receber essa atualização imediatamente.
Por isso, a maneira recomendada de eliminar esse desafio de um gestor de facilities é tendo canais efetivos entre os envolvidos: cliente, colaborador e gestor. No ArenaGO, as pessoas autorizadas podem abrir solicitações e você recebe o aviso em tempo real, assim como o técnico designado à atividade. O status pode ser visualizado por todos, o que evita a centralização das informações no gestor que precisa ficar repassando para o cliente.
5. Destaque de resultados
Infelizmente, a área de terceirização das atividades-meio ainda é muito relacionada à resolução de problemas. E, não é que essa não seja uma das funções desempenhadas. Porém, você já deve saber que as funções vão muito além. A questão é que, como os técnicos são chamados, principalmente, nos momentos em que adversidades acontecem, o cliente pode enxergar sua atuação somente nesse momento.
Outra situação comum é quando o cliente presta atenção apenas quando o serviço é mal executado. Visto que, consequentemente, as falhas logo aparecem. Isto é: com uma boa companhia de facilities, o serviço pode parecer invisível.
Portanto, um dos desafios de um gestor de facilities é deixar claro os resultados. Essa é uma maneira de manter o contrato ativo, aumentar lucros, ter espaço para sugerir inovações e fazer o cliente entender a importância do trabalho.
Para executar essa função, conte com o apoio de dashboards que apresentam indicadores fundamentais para você e seu parceiro. Indicadores de SLA, quantitativo de atividades por tipo e local, valores de reembolsável, situação das atividades, ganho de produtividade e outros itens relevantes.
Por fim, vale ressaltar que vender serviços como a manutenção preventiva também ajuda a minimizar essa reputação de solucionador de problemas. Já que sua empresa se torna pró-ativa e evita que demandas emergenciais aconteçam.
Já que citamos a tecnologia ao longo desse texto, que tal entender como ela auxilia o seu negócio na prática? Clique e entenda por que um software de gestão de facilities é vantajoso. Até mais!
