Toda companhia possui oportunidades para aproveitar e desafios que precisam ser superados. Quando falamos dos erros na gestão de facilities, grande parte deles está relacionada à falta de tecnologia ou de planejamento. E a má notícia é que muitos gestores não percebem como o faturamento e a imagem perante o cliente são impactados.
Por isso, neste conteúdo, apresentaremos os erros na gestão de facilities mais comuns e daremos indicações de como resolvê-los. Leia abaixo e entenda!
Conheça os 5 erros na gestão de facilities que atrapalham os negócios
Uma falta de programação gera atrasos, retrabalho, despesas desnecessárias e insatisfação do contratante. A administração manual abre muito espaço para extravio de documentos, controle equivocado das finanças e dos indicadores do negócio. Aprenda a evitar essas situações nos tópicos a seguir!
1. Não planejar as demandas
“Descobrir” todos os dias quais as atividades que seus colaboradores precisam executar é um problema sério para a sua companhia. Essa prática atrapalha a produtividade, gera desorganização e causa ociosidade. Sem contar que prejudica a imagem da sua empresa com o cliente, pois ele percebe que não existe uma programação e uma lógica por trás do que você executa.
Planejar as demandas com antecedência, seja mensal ou mesmo semanal, possibilita uma visão completa do seu negócio. Você consegue entender quais solicitações estão em aberto, designar os funcionários adequados para cada uma delas e cumpri-las no prazo.
Ademais, fica fácil separar o que é prioridade ao invés de perder tempo resolvendo pequenas situações que não precisavam de atenção naquele momento. Por fim, lembre-se que a previsibilidade é essencial, mas também é crucial deixar um espaço em aberto para urgências. Afinal, elas sempre vão ocorrer e sua equipe de campo precisa estar preparada.
Entendaa importância da visita técnica
2. Só resolver problemas
Sabemos que o segmento das atividades-meio trabalha para que adversidades não surjam no estabelecimento de seus parceiros. Evitar ambientes sujos e com bactérias, equipamentos que estragam e atrapalham a produção ou proteger o patrimônio são alguns deles. Contudo você não pode limitar o seu time a “correr atrás do prejuízo”. Para que o contratante valorize o serviço executado e perceba o quanto ele é fundamental, é necessário se adiantar.
Troque a manutenção corretiva pela preventiva ou preditiva, que precedem as falhas no maquinário. Em manutenções prediais, não deixe a infraestrutura parecer desleixada antes de tomar os cuidados com a aparência da edificação. Nos sistemas críticos de energia, oriente seu cliente sobre as melhores alternativas de segurança antes de um incidente acontecer.
Todas essas ações fazem com que o seu trabalho seja de execução e, ainda, de consultoria. Logo, a sua visão sobre algumas decisões da companhia se tornarão extremamente relevantes.
3. Falta de controle do estoque
Um técnico consegue consertar um elevador sem as ferramentas adequadas ou realizar uma pintura sem a tinta? Provavelmente não, né?!
Por isso, assim como o colaborador é indispensável para o chamado ser atendido, os materiais também são. Logo, a falta de controle do estoque é um dos erros na gestão de facilities que impedem o alto desempenho.
Isso porque pode atrasar as atividades pela ausência do equipamento necessário, deixando a equipe volante de mão atadas. Igualmente, abre brechas para extravio de produtos porque as entradas e saídas não são monitoradas.
Vale ressaltar que os lucros são prejudicados quando as compras são feitas em excesso e “sobram” no armazenamento. O contrário é igualmente uma dificuldade, já que aquisições em pequenas quantidades custam mais caro.
Portanto, a solução é fazer um acompanhamento minucioso do que está sendo utilizado, por quem e em qual atividade. Além, é claro, de entender a demanda e obter os produtos de acordo com a necessidade.
Veja no blog: Problemas comuns no gerenciamento de frotas e comoevitá-los
4. Não padronizar os serviços
Quando um aparelho de climatização estraga, existem alguns procedimentos que devem ser realizados para entender a situação. Bom, certamente você já sabe disso.
Entretanto é impossível exigir que todos os funcionários atuem exatamente da mesma maneira sem que haja um treinamento ou guia a seguir. Uma pessoa pode esquecer de conferir o filtro, o outro de verificar vibrações e ruído e um terceiro de conferir se a temperatura do ambiente está de acordo com a do equipamento.
Nesses casos, há chances do defeito não ser solucionado, gerar retrabalho e insatisfação do cliente. Seja como no exemplo que apresentamos ou em qualquer outra área de facilities.
Para impedir esse cenário, o ideal é ter um checklist que contenha todos os itens que devem ser conferidos nos atendimentos. Você pode personalizar de acordo com a sua companhia, com o tipo e ainda utilizar softwares de gestão operacional para otimizar essa tarefa.
5. Deixar a tecnologia de lado
A grande maioria das plataformas digitais deste segmento foram desenvolvidas para eliminar os erros na gestão de facilities. Elas visam a aumentar a produtividade, evitar esquecimentos, ter melhor controle do cronograma e dos indicadores.
Mesmo assim, ainda existem muitos gestores que preferem ignorar esses avanços e continuar utilizando o papel. Em cenários em que a ordem de serviço on-line, por exemplo, já é uma realidade. E em que sistemas são capazes de ajudar a empresa a vender mais.
Como sabemos que esse é um assunto delicado, mas fundamental para o crescimento do seu negócio, temos outro conteúdo como recomendação. O texto “Controle da operação digital x analógico: prós e contras” explicará tudo que você precisa saber sobre o tema. Leia no blog e descubra!
