Se você pesquisou pela ordem de serviço online deve imaginar, mesmo que brevemente, que continuar usando o registro em papel não é uma boa ideia. Afinal, as chances de erros e extravios são grandes.
Da mesma forma, trabalhar com plataformas digitais, mas não recomendadas para esse trabalho, pode trazer problemas sérios. Visto que os dados no WhatsApp, por exemplo, se perdem facilmente entre as mensagens. Sem contar que não há a mesma segurança que um documento armazenado na nuvem.
Neste conteúdo, apresentaremos as vantagens da ordem de serviço online e como ela pode driblar essas situações que prejudicam o seu negócio. Leia abaixo e confira!
Quais são os benefícios de usar a ordem de serviço online na gestão de facilities?
Quantas vezes um membro da equipe de campo já voltou para a empresa e não sabia onde estava o registro da atividade executada? Você sabe contar o número de ocasiões em que demorou para entender o que havia ocorrido em uma chamada porque a letra estava ilegível?
Esses são exemplos simples de cenários frequentes no dia a dia do gestor de facilities que insiste em trabalhar com papel. Ou que ainda não percebeu os pontos positivos da ordem de serviço online.
Contudo essa situação está prestes a acabar. A seguir, você verá os motivos para adotar essa tecnologia o mais rápido possível. Acompanhe!
Veja no blog: Entenda a importância da visita técnica
Evita extravios da ordem de serviço
Mesmo que seus colaboradores sejam cuidadosos, em algum momento, há grandes possibilidades das informações sobre uma atividade se perderem. Não é à toa, já que eles rodam pela cidade inteira atendendo os clientes e resolvendo problemas.
Entretanto, ser comum não minimiza a gravidade da situação. Se você não sabe o que ocorreu em uma solicitação, como comprovar que aquela tarefa foi finalizada? Como ter um histórico, cobrar valores de materiais que são responsabilidade do parceiro ou acompanhar o desenvolvimento do funcionário?
Com a ordem de serviço online, essa função fica muito simples. Isso porque ela é realizada direto na plataforma. No ArenaGO, por exemplo, o técnico pode adicionar as informações sobre o atendimento pelo celular mesmo em locais sem internet.
O líder e o parceiro recebem as atualizações em tempo real e ficam por dentro do que aconteceu. Sem falhas de comunicação nem brechas para adulterações.
Leia ainda: Como reduzir o uso de papel com a ordem de serviço digital?
Fácil acesso e entendimento
Não dá para exigir que a equipe externa anote os dados com uma grafia impecável, certo? Visto que, normalmente, eles precisam finalizar um serviço com agilidade para partir para o próximo.
Da mesma forma, é inviável não entender as informações descritas. Ou aguardar que ele volte à empresa, no final do dia, para saber o status do chamado. Por isso, a ordem de serviço online é tão eficaz.
Além de ser digital, o que elimina as adversidades com a letra, assim que o técnico finaliza o atendimento, ela fica disponível na plataforma. Então, o gestor tem tudo que precisa em mãos para gerenciar o negócio e as demandas com assertividade. Sem contar que é simples acessar um histórico do ocorrido anteriormente.
Padronização das tarefas
Manutenção predial, consertos de climatização e Plano de Manutenção, Operação e Controle. Essas classificações exigem ordens de serviço online diferentes, já que a atuação no local não é a mesma.
Por mais que haja um consenso do que deve ser verificado em um ar-condicionado que apresenta defeito, nem sempre os técnicos agem da mesma forma. Logo, ter um checklist personalizado de acordo com cada tipo é essencial.
E é isso que as atividades digitais proporcionam. Você pode criar um questionário com tudo que deve ser respondido durante o atendimento. Inclusive, com informações obrigatórias que impedem o usuário de seguir se não finalizá-las. Também é possível adicionar fotos de antes e depois para mostrar a evolução do que foi executado.
Essa funcionalidade evita esquecimentos e agiliza o trabalho. Ademais, padroniza os atendimentos e permite a escalabilidade da empresa.
Monitoramento de custos
Sabemos que, na hora dos reparos, algumas peças são obrigatoriamente levadas pelo seu time. Porém outras são dever da empresa parceira e é ela que deve arcar com os valores.
No modelo de acompanhamento de atividades manual, esse controle é complexo e perde a transparência fundamental quando falamos de dinheiro. Em paralelo, com a ordem de serviço online, você tem um recurso chamado de Lista de Preço Único. Nele, ficam descritos os materiais utilizados e você pode repassar as despesas com a certeza de que não há erros.
Acompanhamento das equipes
Com colaboradores trabalhando em vários lugares, é extremamente difícil saber onde cada um deles se encontra sem usar a tecnologia. É por isso que uma das funcionalidades possibilitadas pela ordem de serviço online é o acompanhamento dos funcionários direto no mapa. Ele mostrará onde cada pessoa está atendendo e ajudará a fiscalizar se os pedidos de horas extras estão fazendo sentido.
Você pode usufruir dessas vantagens utilizando o ArenaGO, software de gerenciamento operacional criado por quem entende a realidade de gestão de facilities. Temos um módulo exclusivamente para a ordem de serviço online. Além de todos os benefícios já citados, é possível contar com uma visão geral das demandas para acompanhar atrasos, pedidos em aberto e finalizados.
Solicite uma demonstração gratuita e veja na prática. Esperamos você!
