Limpeza, manutenção predial, recepção, segurança, telecomunicações e climatização são alguns serviços essenciais dentro de qualquer empresa. Contudo, eles não são responsáveis por trazer faturamento. Na verdade, essas áreas precisam estar em ordem para que os colaboradores trabalhem com produtividade. E é o plano de manutenção de facilities que permite esses resultados.
É obrigação da sua empresa manter as atividades-meio em perfeito funcionamento. Logo, utilizar estratégias para planejar as ações e visualizar os resultados é essencial. Só assim será possível apresentar o valor do trabalho ao cliente e manter os contratos ativos.
Neste conteúdo, explicaremos o que é o plano de manutenção de facilities e como ele ajuda nessa tarefa. Confira abaixo!
Conheça 6 dicas para desenvolver um plano de manutenção de facilities eficiente
Bom, provavelmente você gostaria de diminuir os custos operacionais da sua organização e aumentar os lucros, correto? Essa é uma meta de muitas empresas desse ramo. Afinal, os gastos com frota, peças e até mesmo o uso equivocado do tempo dos colaboradores pode influenciar no faturamento.
Mas, quando se elabora um bom plano de manutenção de facilities, esses desafios são substituídos por novas oportunidades de crescimento e escalabilidade dos serviços. Saiba, a seguir, como montar o seu.
1. Conheça todas as máquinas disponíveis no local
Para montar um bom plano de manutenção de facilities, é necessário conhecer os equipamentos de cada cliente. Dessa forma, fica simples indicar quais são os ajustes indispensáveis para um bom rendimento.
Então, o primeiro passo é fazer um levantamento de todos os existentes naquele local. Informe o histórico de falhas das máquinas, troca de peças e a quantidade de tarefas já realizadas.
Você também pode analisar quais as ocorrências comuns vistas a longo prazo. Por exemplo: vamos supor que grande parte dos aparelhos de refrigeração parem de funcionar por excesso de sujeira. Isso indica que eles precisam de limpezas mais frequentes.
Também é interessante salientar quais ativos não devem ficar parados pois influenciam na produção e no faturamento. Com essa informação, eles são colocados como prioridade nas manutenções preventivas e na hora de uma urgência. Todos esses dados são relevantes para perceber padrões de defeitos e organizar um plano assertivo.
2. Crie uma lista de verificação
Depois que se conhece as condições gerais, chega o momento de montar um checklist personalizado. Na prática, é uma lista que diz tudo que deve ser verificado em cada equipamento. Dessa forma, não há esquecimentos por parte do técnico e não há dúvidas de que todos os ajustes exigidos estarão em ordem.
O interessante é que eles se tornam padrões para cada tipo de aparelho. Então, sempre que houver um plano de manutenção de facilities, são utilizados.
Existem 4 categorias comuns para criação dos roteiros. Elas são: mecânica, lubrificação, elétrica e segurança. A primeira visa a executar um exame minucioso de cabos, correias, mangueiras e itens relacionados a peças. Já, a segunda, busca avaliar se os materiais possuem lubrificação suficiente e se os insumos estão armazenados nos recipientes recomendados.
A parte elétrica serve para realizar vistorias em tudo que envolve energia. Desde painéis até fontes e cabos. Por fim, para garantir a proteção dos colaboradores e da estrutura, o checklist de segurança procura entender se todas as normas estão sendo seguidas. Logo, não deixa dúvidas de que não há nenhum tipo de risco evidente.
3. Calcule os custos
Hora de falar de financeiro! A terceira etapa do plano de manutenção de facilities tem como objetivo montar um orçamento dos custos dessa ação. Aqui, considera-se o salário dos profissionais, valores dos materiais e contratações de softwares de gestão operacional. A estrutura de custos é dividida da maneira apresentada abaixo.
- Equipe exigida para executar o trabalho.
- Materiais para ajustes e substituições.
- Encargos trabalhistas.
- Plataformas digitais utilizadas no processo.
Lembre-se de que manter os lucros do projeto é importante, mas a qualidade também. Portanto, não procure apenas por peças baratas e sim por aquelas que possuem o melhor custo-benefício. Também busque soluções tecnológicas em vez de visualizá-las como gasto, afinal alternativas como o ArenaGO ajudam muito a sua empresa.
4. Organize um cronograma
A etapa seguinte da aprovação do orçamento é o cronograma. Quando as atividades serão realizadas? Com qual frequência os equipamentos exigirão revisões? Essas e outras perguntas serão respondidas nesse planejamento.
O ideal é compreender a quantidade de avaliações de rotina necessárias em um determinado período e alocar os colaboradores. Dessa forma, você sabe se possui técnicos o suficiente ou se precisará de mais mão de obra. Também é uma maneira de conhecer quantas pessoas serão requisitadas para um projeto e calcular melhor o valor do contrato com o cliente.
5. Monitore a execução do seu planejamento
Um dos maiores desafios do gestor é acompanhar os colaboradores dentro e fora da empresa. Por isso, ter um excelente monitoramento do planejamento que você montou é imprescindível. Visto que, assim, você poderá saber se as atividades estão sendo executadas conforme o planejado e de maneira correta.
Aqui, contar com relatórios de encerramento de atividades é uma boa alternativa. Eles trazem data e horário dos serviços, fotos, informações sobre o que foi executado e todos os dados para você conhecer o andamento.
Lembre-se de conversar com seu time e coletar feedbacks. Antes de tudo, porque será possível entender as necessidades que só quem está diretamente na operação consegue enxergar. Depois, para saber as oportunidades e desafios que estão enfrentando e ajudar a desenvolvê-los.
6. Analise os indicadores
De nada adianta cumprir todas as etapas do plano de manutenção de facilities se você não souber em que pé elas estão. Ou seja, desconhecer os resultados que estão gerando.
Portanto, determinar indicadores de desempenho e acompanhá-los ao longo do processo é uma das principais funções do gestor. Alguns exemplos são mostrados a seguir.
- Cumprimento do cronograma:saiba se as tarefas estão sendo realizadas dentro do tempo esperado e com qualidade. Também verifique se o planejamento está fazendo sentido ou se requer alterações.
- Intervalo entre reparos:mostra a quantidade de ajustes que uma máquina precisou em um período para determinar a quantidade de peças. Também, auxilia a definir ações que evitam falhas constantes.
- Tempo médio de atendimento:para estimar os membros da equipe, o tempo que cada técnico demora na visita e o período médio para cada atividade.
Essas são as três métricas mais relevantes, porém, existem outros números que devem ser analisados. Isso porque eles irão colaborar com as decisões do seu negócio e com a apresentação do desempenho dos serviços ao cliente.
Agora, que tal entender quais são os desafios de um gestor de facilities e como resolvê-los? Com certeza, esse conteúdo será de grande ajuda para destravar soluções na sua empresa. Confira!
