Uma empresa de gestão de facilities não existe sem os profissionais de campo, que todos os dias visitam os clientes e resolvem os seus problemas. Eles são o coração do negócio e devem ser tratados como tal. Contudo não são poucos os desafios de gestão operacional, e é comum aparecerem erros que atrapalham a produtividade.
Entretanto, compreender os motivos das falhas não significa que elas não irão se repetir, é preciso encontrar soluções. Afinal, as finanças podem ser impactadas negativamente, bem como os contratos com parceiros.
Pensando nisso, criamos este conteúdo. Aqui, você verá quais são as dores mais comuns do gestor de facilities e como solucioná-las de forma eficiente e benéfica para todos os envolvidos. Leia abaixo e entenda!
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Conheça os desafios de gestão operacional e saiba como resolvê-los
Os desafios de gestão operacional são inúmeros, como alcançar a previsibilidade, diminuir custos e garantir a satisfação do cliente. Porém existem 3 problemas principais que, ao serem eliminados, abrem espaço para a resolução de todos esses outros. Ou facilitam sua detecção pelos olhos do gestor. A seguir, confira quais são eles!
1. Efetividade dos processos internos
Para que o trabalho externo funcione, o interno precisa ser impecável. Por isso, não pense que eles não estão interligados. Na verdade, se há alguma falha de comunicação dentro do escritório, a equipe de campo pode ser afetada diretamente.
Imagine que o cliente liga para a empresa desmarcando um chamado do dia. Se um funcionário avisa o técnico responsável pelo WhatsApp e ele não responde porque está sem internet, pode acabar indo de qualquer forma. Gastos de tempo, combustível e a má impressão perante o parceiro são algumas das consequências. O mesmo acontece quando falamos de falta de ferramentas em estoque ou uma organização das demandas que não é eficaz.
Portanto, ajustar os processos internos é um dos desafios de gestão operacional. O caminho para eliminá-lo passa por um alinhamento impecável, pelo planejamento e adoção da tecnologia.
Softwares de facilities auxiliam a manter o técnico, o líder e o cliente atualizados sobre as atividades simultaneamente. Assim, não há refações e nem é necessário aguardar o time voltar à empresa para entender o que aconteceu durante a visita.
As plataformas digitais também auxiliam a programar as demandas de acordo com os profissionais disponíveis, suas competências e os prazos estipulados. Dessa forma, não existe mais aquela história de descobrir no dia o que há para fazer.
2. Falta de padronização
Quando visitamos um fast food em São Paulo ou no Rio de Janeiro, o cardápio é igual e os lanches são preparados igualmente. Ao entrarmos em uma loja de departamentos que existe em todo Brasil, independentemente do local, a logística do espaço é a mesma.
Isso acontece porque esses exemplos tratam de uma franquia, onde a padronização dos serviços é fundamental. Mas não é só nesses casos em que ela faz diferença. Na gestão de facilities, manter um padrão é positivo para as vendas e o crescimento da empresa. Isso porque ela garante que todas as solicitações do mesmo segmento serão resolvidas seguindo as mesmas diretrizes e qualidade.
Porém, com tantos tipos de atividades disponíveis, essa situação acaba se tornando um dos desafios de gestão operacional. O interessante é que, ao se trabalhar com um software, você pode criar checklists personalizados para cada tipo de chamado. Então, seja realizando tarefas de iluminação pública, manutenção predial ou climatização, seus colaboradores terão um guia para conduzi-los e evitar esquecimentos.
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3. Decisões baseadas em achismos
Você percebe que a empresa apresentou baixo desempenho porque está executando menos visitas do que o normal. Acha que pode ser por colaboradores sobrecarregados, muitas falhas no processo ou por atendimentos em locais distantes.
A questão aqui é que “achar” não é o suficiente. Para gerenciar um negócio de sucesso, que não para de crescer, é preciso de embasamento. Por isso, tomar decisões baseadas em dados ao invés de intuição é um dos desafios da gestão operacional.
Para trazer a realidade às suas escolhas, é preciso avaliar a companhia como um todo e os processos que precisam de aperfeiçoamento. Uma excelente maneira de fazer isso é com ajuda de sistemas. Eles apresentam um dashboard que indica o tempo que os serviços levam para serem executados e as rotas realizadas. Assim como a quantidade de horas extras e até o número de chamados de cada cliente. Com todas essas informações em mãos, você pode confirmar suas suspeitas e trabalhar para eliminar o contratempo.
Agora que você já entendeu os principais desafios de gestão operacional, que tal conhecer aqueles relacionados aos veículos? Conheça os problemas comuns no gerenciamento de frotas e como evitá-los.
