Quem busca melhorar a gestão da equipe de campo já reconhece, e provavelmente vive na pele, algumas das adversidades do mau acompanhamento. Atraso para cumprir a solicitação dos clientes, atendimentos executados sem qualidade e despesas evitáveis são algumas delas.
O ponto positivo é que não é difícil mudar essa situação. A resposta está em lideranças ativas, preocupadas com os funcionários, com os clientes e que trabalham lado a lado com a tecnologia.
Neste conteúdo, abordaremos com clareza quais são as boas práticas que você deve aplicar na gestão da equipe de campo para ganhar mais eficiência. Leia abaixo e descubra!
Conheça as 4 práticas para aperfeiçoar a gestão da equipe de campo
A atuação excelente do seu time externo está diretamente ligada ao gerenciamento efetuado dentro da empresa. É claro que a qualificação de cada indivíduo é fundamental. Mas, sem organização e planejamento, até os melhores funcionários têm o serviço prejudicado. A seguir, veja como manter a gestão da equipe de campo impecável.
1. Crie um cronograma
Seus colaboradores descobrem só no dia quais são as atividades que devem ser cumpridas? Muitas vezes terminam de atender um chamado e precisam aguardar uma mensagem para saber o próximo destino? Eles já chegaram até a empresa de um parceiro e descobriram somente na hora que a solicitação foi remarcada ou cancelada? Se você já passou por alguma dessas situações, é indispensável evoluir a gestão da equipe de campo.
Isso porque nenhum time, seja interno ou externo, consegue atuar sem erros se não houver um cronograma. Até mesmo quem trabalha backoffice (dentro da companhia) exige um direcionamento. Agora, quando falamos de quem tem como rotina visitar diversos lugares diferentes da cidade, essa prática é ainda mais fundamental.
Do contrário, o retrabalho ganha da produtividade e ainda traz gastos excessivos de tempo e dinheiro na bagagem. Gasolina e o crescimento das horas extras são bons exemplos.
A solução é, então, criar um planejamento das demandas, mensal ou semanal, que mostra uma perspectiva geral da agenda da sua companhia. É possível fazer manualmente ou em planilhas? Sim. Mas, sem dúvidas, não tem a mesma eficiência e agilidade que os softwares de gestão operacional.
2. Tenha um roteiro para cada tipo de atendimento
Com as solicitações ordenadas, chega a hora de colocar a mão na massa e visitar os parceiros que precisam de assistência. Aqui, o ponto chave é: de nada adianta saber para onde ir, se não souber o que fazer quando chegar lá.
Portanto, criar um roteiro que guie o time na hora do chamado é crucial. O interessante é que você pode personalizar de acordo com as diretrizes da sua empresa e com o modelo do atendimento. Pode-se criar um para manutenção predial, outro para PMOC ou iluminação pública, por exemplo.
Esse checklist faz diferença para aperfeiçoar a gestão da equipe de campo porque, dessa forma, é possível garantir que todos os itens foram verificados. E, além disso, não abre brechas para erros humanos.
Leia também: Ordem de serviço online: entenda as vantagens
3. Garanta uma comunicação sem falhas
Com os dois tópicos anteriores em andamento, é responsabilidade do gestor de facilities garantir que não haja falhas na comunicação. Um cliente pediu para adiar uma solicitação durante o dia? Os funcionários designados necessitam saber imediatamente. Bem como o problema relatado, as ferramentas que devem ser levadas e a melhor rota para diminuir os gastos de combustível e preservar a frota.
Muitos líderes, infelizmente, ainda executam essa tarefa pelo WhatsApp. O que, na verdade, não diminui os problemas no repasse de informações. Afinal, as mensagens se perdem rapidamente e não existe um registro organizado.
O ideal é utilizar softwares que abrem um canal entre todos os envolvidos. No ArenaGO, quando um técnico, líder ou cliente atualiza algum dado sobre o atendimento, os outros recebem as mudanças em tempo real.
Veja no blog: Como fazer sua empresa de facilities crescer
4. Invista em tecnologia
Inteligência artificial, internet das coisas (IoT) e machine learning (ou aprendizado de máquina) são tecnologias utilizadas para automatizar processos, ganhar competitividade e agilidade. Elas já estão difundidas em organizações de todo o mundo. Mesmo assim, ainda existem companhias de gestão de facilities que preferem fechar os olhos para essa transformação.
Além de atrasar o crescimento do negócio, deixar de investir em tecnologia é um risco para o fluxo de caixa. Visto que o controle manual gera custos altos e sem previsibilidade, diminui a satisfação dos clientes e oferece mais chance de perda de contratos. Sem contar que a companhia não se torna tão atrativa no mercado.
Boa parte dessa resistência está ligada a mudanças nos processos ou na mentalidade de que implementar inovações é difícil. Contudo a realidade não é bem essa.
Softwares como o ArenaGO só precisam de um notebook, computador ou celular para começar a usar. Os colaboradores utilizam a plataforma no aplicativo, inclusive, sem conexão. Você controla toda a empresa na palma da mão e pode escolher qual parte do sistema está liberado para todos. O armazenamento é protegido contra golpes e extravios. Ou seja, é muito simples e traz inúmeros benefícios.
Para entender, em detalhes, o que estamos dizendo, confira nosso outro conteúdo. O texto “Software de gestão de facilities: quais são os prós e contras” explica tudo sobre a adoção de uma plataforma. Até a próxima!
