Existem diversas ações que devem ser tomadas para que sua empresa de gestão de facilities cresça. Escalar os serviços padronizando as tarefas, aderir a tecnologias que simplificam a rotina e minimizar custos de operação são algumas delas. Afinal, dessa forma, você consegue entregar qualidade para todos os clientes, ganhar assertividade, otimizar os processos e aumentar os lucros.
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Neste conteúdo, focaremos em mostrar como diminuir as despesas sem perder produtividade. Visto que nem sempre é fácil visualizar onde estão os gargalos e quais são as oportunidades em aberto. Leia abaixo e entenda!
Saiba como minimizar custos de operação em empresas de gestão de facilities
Os desafios de um gestor de facilities são inúmeros. Mas, com certeza, minimizar os custos da operação sem afetar a entrega ao cliente é um dos principais. Não é à toa, já que precisa fazer a companhia operar de modo fluido e eficiente, com serviços de alto nível e sem gastar muito.
Contudo essa função fica mais fácil com as 5 dicas que trouxemos. Confira!
1. Gestão financeira organizada auxilia a minimizar os custos da operação
Atualmente, você sabe, na ponta do lápis, o quanto custa uma manutenção preventiva de climatização na sua empresa? Ou o valor mensal das peças utilizadas para executar um trabalho?
Quando não há uma gestão financeira organizada, falta controle sobre as receitas e despesas. Logo, não há como minimizar os custos de operação sem saber para onde está indo o faturamento.
Mas o que caracteriza a “bagunça” nesses casos? Em primeiro lugar, gerenciar as finanças em planilhas. Por mais que tenham uma série de funcionalidades, elas já se tornaram ultrapassadas por não trazerem insights inteligentes ou integrar com todos os envolvidos autorizados. Sem contar que exige grande conhecimento da ferramenta.
Quando falamos do formato manual, o problema é ainda maior. Não há nenhum tipo de automatização, são horas e horas de análise e abre muito espaço para erros.
Em contrapartida, softwares de gestão de facilities, como o ArenaGO, centralizam essas informações em um único lugar e com fácil acesso. Independentemente da atividade, os custos são contabilizados e apresentados de forma intuitiva ao líder. Desse modo, é possível, de forma descomplicada, conferir todos os gastos do negócio e saber onde estão os maiores obstáculos.
2. Otimização de tarefas é indispensável
Engana-se quem pensa que tornar a rotina da equipe de campo realmente eficiente ajuda somente a aumentar os lucros. Essa atitude também tem respaldo valioso na hora de minimizar os custos de operação.
Na primeira situação, quanto mais assertivo for o serviço, a comunicação e a rota escolhida para chegar até o cliente, maior será o rendimento. Afinal, sobra tempo para executar outras demandas e, consequentemente, crescer o faturamento. Um ponto que faz toda a diferença para atingir esse objetivo é o checklist personalizado que guia o atendimento. Além, é claro, do canal de comunicação que coloca gestor, parceiro e colaborador na mesma página.
Agora, quando falamos de redução de despesas, o foco está, na maior parte, em eliminar o retrabalho. Imagine que exista uma solicitação em aberto e o técnico vai até o local. Mas, chegando lá, descobre que precisaria de uma peça que não foi informada na solicitação.
Essa viagem desnecessária custa para o caixa do negócio por diferentes motivos: tempo do técnico e combustível são alguns deles. E, até mesmo, a insatisfação do cliente que pode abrir brecha para encerrar contratos.
Ademais, quando o planejamento não é presente, fica difícil otimizar as solicitações e atuar para cumprir um número maior de atividades. Ainda, é complicado entender se a equipe está sobrecarregada. Portanto, novos funcionários podem ser contratados por achar que é preciso, quando, na verdade, falta só uma programação.
Leia também: como fazer o controle de horas extras da equipe volante?
3. Controle de peças ajuda a diminuir despesas
Uma série de ferramentas e materiais são necessários para executar a gestão de facilities. O pagamento de alguns é de sua responsabilidade, contudo outras deverão ser cobradas do cliente. Como é realizada essa separação na sua empresa hoje? Será que todos os itens usados são reembolsados?
Uma forma de minimizar os custos de operação é garantir que essas compras não saem do fluxo de caixa do seu negócio. Até porque, muitas vezes, os custos de peças que precisam ser substituídas são bem altos.
O ArenaGO possui um recurso que auxilia bastante nesse controle. A Lista de Preço Único é uma relação de todos os equipamentos usados em um mês, por exemplo, de um único parceiro. Com esses dados em mãos, você pode verificar quais já foram pagos e os que ainda precisam ser ressarcidos.
4. Monitoramento da frota evita altos custos
Bem como as máquinas das empresas que seu time atende precisam de revisões frequentes, os veículos da sua companhia também. Sem dúvidas porque, um ajuste não é efetuado, pode fazer com que o colaborador paralise no trânsito ou tenha acidentes graves.
Entretanto, com a grande quantidade de automóveis, esse acompanhamento pode ficar confuso e ineficaz. E, para agravar a situação, ainda é preciso monitorar sinistros, multas, acessórios e outros recursos da frota.
Supervisionar essa área com excelência é fundamental para minimizar os custos de operação na gestão de facilities. Em primeiro lugar, para evitar consertos de alto valor nos carros e motos que poderiam ser evitados com as manutenções. Depois, porque as infrações de trânsito, quando quitadas com antecedência, possuem um bom desconto. Logo, contar com plataformas, como o ArenaGO, que notificam quando o pagamento deve ser realizado ajuda a subtrair os gastos.
5. Análise de contratos ajusta os valores
A análise dos contratos acontece em várias frentes. Você deve, por exemplo, rever o acordo com fornecedores para averiguar se não há espaço para minimizar os custos da operação por meio das peças. Ou, inclusive, refazer a negociação de forma mais vantajosa para a sua empresa.
Da mesma forma, se o seu escritório de gestão de facilities estiver em um local alugado, vale a pena revisitar o preço mensal. Por consequência, é possível conferir se há espaço para redução.
Porém, o importante aqui é avaliar com atenção os contratos dos seus clientes. Para isso, verifique o número de chamados no mês e o quanto de tempo e de dinheiro está sendo dedicado a ele. Logo, pode-se entender se a quantia ainda faz sentido ou se existe possibilidade de aumento. Um dashboard com os principais indicadores dos parceiros, como o apresentado pelo ArenaGO, é essencial nessa etapa.
Agora, em vez de falar de custos, que tal falarmos de receita? Confira nosso outro conteúdo no blog que explica como o ArenaGO aumentou os ganhos de uma empresa de facilities. Assim, é possível perceber quais os benefícios o seu negócio também terá!
